home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Shareware / Business Shareware.iso / start / finance / fapro12a / fapro212.exe / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-04-15  |  110KB  |  2,844 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                  FIXED ASSET PRO
  6.  
  7.                                        by
  8.  
  9.                                  HAMMERSOFT (tm)
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                  A full featured fixed asset depreciation system.
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.                                      WELCOME
  21.  
  22.              Thank  you  for taking the time to examine Fixed  Asset  Pro
  23.         Version 1.2.  We are very excited about this program and we  hope
  24.         you  will be also.  HammerSoft (tm) is dedicated to  adding  more
  25.         features, enhancing, and improving Fixed Asset Pro to make it the
  26.         best  program  on  the  market.   We  appreciate  your   cheerful
  27.         encouragement and assistance.
  28.  
  29.              Who  can  use  Fixed Asset Pro?   This  program  will  prove
  30.         invaluable for small, medium and large businesses that must track
  31.         equipment  for  income tax and financial purposes.   The  program
  32.         also will be effective for Accountants and Bookkeepers that  have
  33.         many different clients that must track equipment records.
  34.  
  35.              Fixed asset management can be a complex task considering all
  36.         the information that you must maintain for one asset and all  the
  37.         tax  law  complications you must address.   Our team of  tax  and
  38.         programming experts designed this program  to cut that chore down
  39.         to size.
  40.  
  41.              This  software and accompanying documentation is subject  to
  42.         change and the current version supersedes any previous version.
  43.         To  provide the correct tax law application to your  assets,  you
  44.         must keep this software current.
  45.  
  46.  
  47.  
  48.           Copyright (c) 1992,1993 HammerSoft (tm), all rights reserved.
  49.  
  50.  
  51.                              _______
  52.                         ____|__     |               (R)
  53.                      --|       |    |-------------------
  54.                        |   ____|__  |  Association of
  55.                        |  |       |_|  Shareware
  56.                        |__|   o   |    Professionals
  57.                      -----|   |   |---------------------
  58.                           |___|___|    MEMBER
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.                                 ACKNOWLEDGEMENTS
  64.  
  65.  
  66.              The installation program used by Fixed Asset Pro is  written
  67.         by  Lincoln  Beach  Software and is  entitled  First  Impression.
  68.         Lincoln   Beach  Software  reserves  all   copyright   protection
  69.         worldwide.   For further information they may be reached at  P.O.
  70.         Box 1554, Ballwin, MO 63022 or call 314-227-2431.  Contact Harold
  71.         Holmes on CompuServe at 70700,630.
  72.  
  73.         IRS  Publication  534  - no copyright is claimed  on  income  tax
  74.         excerpts
  75.  
  76.  
  77.         Yoshizaki, Haruyasu LHA.EXE Data Compression Software
  78.  
  79.  
  80.  
  81.                                    TRADEMARKS
  82.  
  83.         All registered trademarks owned by their respective companies.
  84.  
  85.         Turbo Pascal is a registered trademark of Borland International.
  86.  
  87.         Object Professional is a trademark of TurboPower Software.
  88.  
  89.         MS-DOS is a trademark of Microsoft Corporation.
  90.  
  91.         IBM  PC, XT, AT, PS/2 are registered trademarks of  International
  92.         Business Machines Corporation.
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.                              DEFINITION OF SHAREWARE
  98.  
  99.         Shareware  distribution  gives  users a chance  to  try  software
  100.         before  buying  it. If you try a Shareware program  and  continue
  101.         using  it,  you  are expected to  register.  Individual  programs
  102.         differ  on  details  -- some request  registration  while  others
  103.         require   it,   some  specify  a  maximum  trial   period.   With
  104.         registration, you get anything from the simple right to  continue
  105.         using the software to an updated program with printed manual.
  106.  
  107.         Copyright  laws apply to both Shareware and commercial  software,
  108.         and the copyright holder retains all rights, with a few  specific
  109.         exceptions  as stated below. Shareware authors  are  accomplished
  110.         programmers,  like  commercial authors, and the programs  are  of
  111.         comparable quality. (In both cases, there are good programs   and
  112.         bad ones!) The main difference is in the method of  distribution.
  113.         The author specifically grants the right to copy  and  distribute
  114.         the  software, either to all and sundry or to a  specific  group.
  115.         For  example, some authors require written  permission  before  a
  116.         commercial disk vendor may copy their Shareware.
  117.  
  118.         Shareware  is a distribution method, not a type of software.  You
  119.         should  find  software  that suits  your  needs  and  pocketbook,
  120.         whether it's commercial or Shareware. The Shareware system  makes
  121.         fitting  your needs easier, because you can try before  you  buy.
  122.         And  because the overhead is low, prices are low also.  Shareware
  123.         has  the ultimate money-back guarantee  -- if you don't  use  the
  124.         produce, you don't pay for it.
  125.  
  126.                              DISCLAIMER - AGREEMENT
  127.         USERS OF FIXED ASSET PRO MUST ACCEPT THIS DISCLAIMER OF WARRANTY:
  128.         FIXED  ASSET  PRO IS SUPPLIED AS IS.  THE  AUTHOR  DISCLAIMS  ALL
  129.         WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT  LIMITATION,
  130.         THE WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND OF FITNESS FOR ANY PURPOSE.
  131.         THE    AUTHOR   ASSUMES  NO  LIABILITY FOR   DAMAGE,  DIRECT   OR
  132.         CONSEQUENTIAL, WHICH MAY RESULT FROM THE USE OF FIXED ASSET PRO."
  133.  
  134.         Fixed  Asset Pro is a "Shareware program" and is provided  at  no
  135.         charge  to the user for evaluation.  Feel free to share  it  with
  136.         your  friends, but please do not give it away altered or as  part
  137.         of  another system.  The essence of "user-supported" software  is
  138.         to provide personal computer users with quality software  without
  139.         high  prices,  and yet to provide incentive  for  programmers  to
  140.         continue  to  develop  new products.  If you  find  this  program
  141.         useful  and find that you are using Fixed Asset Pro and  continue
  142.         to use Fixed Asset Pro after a reasonable trial period, you  must
  143.         make  a registration payment of $79.95 to HammerSoft  (tm).   The
  144.         $79.95 registration fee will license one copy for use on any  one
  145.         computer at any one time.  You must treat this software just like
  146.         a  book.   An example is that this software may be  used  by  any
  147.         number  of  people  and may be freely  moved  from  one  computer
  148.         location  to  another, so long as there is no possibility  of  it
  149.         being  used  at one location while it's being  used  at  another.
  150.         Just  as  a book cannot be read by two different persons  at  the
  151.         same time. Commercial users of Fixed Asset Pro must register  and
  152.  
  153.  
  154.         pay  for their copies of Fixed Asset Pro within 30 days of  first
  155.         use or their license is withdrawn.  Site-License arrangements may
  156.         be made by contacting HammerSoft (tm).
  157.  
  158.         Anyone distributing Fixed Asset Pro for any kind of  remuneration
  159.         must  first  contact  HammerSoft (tm) at the  address  below  for
  160.         authorization.  This authorization will be automatically  granted
  161.         to  distributors  recognized  by the (ASP)  as  adhering  to  its
  162.         guidelines for Shareware distributors, and such distributors  may
  163.         begin  offering Fixed Asset Pro immediately  (However  HammerSoft
  164.         (tm)  must still be advised so that the distributor can  be  kept
  165.         up-to-date with the latest version of Fixed Asset Pro).
  166.  
  167.         This is copyrighted software.  You are not obtaining title to the
  168.         software or any copyright rights.  You may not sub license,  rent
  169.         lease, convey, modify, translate, convert to another  programming
  170.         language, decompile, or disassemble the software for any purpose.
  171.  
  172.         You  are  encouraged to pass a copy of Fixed Asset Pro  along  to
  173.         your  friends for evaluation.  Please encourage them to  register
  174.         their  copy  if they find that they can use it.   All  registered
  175.         users  will  receive a copy of the latest version  of  the  Fixed
  176.         Asset Pro system.
  177.  
  178.             "This program is produced by a member of the Association of
  179.              Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that
  180.              the Shareware principle works for you. If you are unable to
  181.              resolve a Shareware-related problem with an ASP member by
  182.              contacting the member directly, ASP may be able to help. The
  183.              ASP Ombudsman can help you resolve a dispute or problem with
  184.              an ASP member, but does not provide technical support for
  185.              members' products.  Please write to the ASP Ombudsman at 545
  186.              Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send a CompuServe message
  187.              via CompuServe Mail to ASP Ombudsman 70007,3536."
  188.  
  189.  
  190.             This   publication  is  designed  to  provide  accurate   and
  191.         authoritative  information  in  regard  to  the  subject   matter
  192.         covered.   It is sold with the understanding that the  author  is
  193.         not engaged in rendering legal, accounting, or other professional
  194.         service.  If legal advice or other expert assistance is required,
  195.         the services of a competent professional person should be sought.
  196.  
  197.  
  198.  
  199.                                    HammerSoft
  200.                                   P.O. Box 205
  201.                               Kansas, OH 44841-0205
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.                                 TABLE OF CONTENTS
  207.                                                           Page No.
  208.         Chapter 1  GETTING STARTED
  209.              System Requirements...........................  1
  210.              Installation..................................  1
  211.              Registration Entitlements.....................  2
  212.              HammerSoft (tm) Support Policy................  2
  213.  
  214.         Chapter 2  TUTOR AND QUICK START
  215.              Fixed Asset Pro Tutor.........................  3
  216.              Quick Start Reference Guide...................  7
  217.              Entering Historical Data Option...............  8
  218.  
  219.         Chapter 3  HOW TO USE HELP.........................  9
  220.  
  221.         Chapter 4  USING FILE MAINTENANCE
  222.              Open New File................................. 10
  223.              Close File.................................... 10
  224.              Delete File................................... 10
  225.              Reindex....................................... 10
  226.              Change Directory.............................. 11
  227.              DOS Shell..................................... 11
  228.              Quit.......................................... 11
  229.  
  230.         Chapter 5  DEPRECIATION BOOKS
  231.              Income Tax Books.............................. 12
  232.              AMT Books..................................... 12
  233.              Financial Books............................... 12
  234.              State Books................................... 12
  235.              Other Books................................... 13
  236.  
  237.         Chapter 6  ENTERING DATA
  238.              Setting Up FApro After Installation........... 14
  239.              Entering Client Information................... 15
  240.              Entering Asset Information.................... 16
  241.              Asset Data Entry Screen Fields................ 18
  242.  
  243.         Chapter 7  PERFORMING CALCULATIONS
  244.              Calculating Current Deductions................ 26
  245.              Open Calculation Years........................ 26
  246.  
  247.         Chapter 8  PRINTING REPORTS
  248.              Summary Report................................ 27
  249.              Tax Report.................................... 27
  250.              Annual Acquisitions and Dispositions Report... 27
  251.              Annual AMT Report............................. 27
  252.              Lifetime Projection........................... 28
  253.              Fixed Asset Card.............................. 28
  254.              Print Options................................. 28
  255.  
  256.         Chapter 9  TAX RULES AND CONSIDERATIONS............ 30
  257.  
  258.         APPENDIX A - Cursor Movements...................... 37
  259.         APPENDIX B - An Effective Tax Date Summary......... 39
  260.         INDEX
  261.  
  262.  
  263.         Chapter 1  GETTING STARTED
  264.  
  265.                                SYSTEM REQUIREMENTS
  266.  
  267.              IBM PC, PC/XT, PC/AT, PS/2 or compatible
  268.              470K Free RAM
  269.              MS-DOS, or PC-DOS 3.0 or greater
  270.              One hard drive with a minimum of 2MB free disk space.
  271.              Color or Monochrome monitor
  272.              Dot matrix or HP LaserJet compatible printer
  273.  
  274.  
  275.  
  276.                                   INSTALLATION
  277.  
  278.         To conserve space, the Fixed Asset Pro disk(s) contain compressed
  279.         versions of Fixed Asset Pro program files.
  280.         Fixed  Asset Pro requires a hard disk with at least 2 MB of  free
  281.         disk space for installation. The Fixed Asset Pro program will use
  282.         approximately 1.5 MB of disk space after it is installed.
  283.  
  284.         Fixed Asset Pro installation is simple as 1 2 3.
  285.              1) Insert disk 1 into the correct drive for the disk(s)
  286.                 (5-1/4 or 3-1/2).
  287.              2) If you put the disk in A: then at the DOS prompt type
  288.                   A:Install
  289.                 If you put the disk in B: then at the DOS prompt type
  290.                   B:Install
  291.                 Press <Enter>.
  292.              3) Follow the on screen prompts while Install steps you
  293.                 through the installation.
  294.  
  295.         When  the Install program is finished, you can start Fixed  Asset
  296.         Pro by typing:   FApro <Enter>.
  297.  
  298.         If you need black and white mode type: FApro M <Enter>
  299.  
  300.         To print the manual type: copy manual.doc prn:
  301.         The manual is a total of 49 pages in length.
  302.  
  303.         The  first  time  you run Fixed Asset Pro you must  name  a  data
  304.         subdirectory.  We  recommend  that  you  keep  your  data  in   a
  305.         subdirectory  other than the FApro subdirectory. The  default  is
  306.         "Prodata".
  307.  
  308.         For  those who like to do their own installations, the files  are
  309.         self  extracting.  You  may copy  the  two  files  (FApro112.Exe,
  310.         FApro212.Exe) to a subdirectory on your hard drive using the  DOS
  311.         Copy command. The recommended subdirectory name is "FApro".  Once
  312.         you  have  copied  the  two  files  into  your  subdirectory  run
  313.         FApro112.Exe  and  FApro212.Exe to extract all the  files.  After
  314.         both  programs  have  finished you should delete  the  two  files
  315.         (FApro112.Exe, FApro212.Exe) from your subdirectory. Fixed  Asset
  316.         Pro requires that the FILES= statement in your Config.Sys file be
  317.         set to 30 or greater.
  318.  
  319.  
  320.                                         1
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.                             REGISTRATION ENTITLEMENTS
  327.  
  328.         Registration entitles you to:
  329.  
  330.              Registered Users' Version without commercials
  331.              Printed User Manual
  332.              Free Technical Support
  333.              Notification of updates and new features
  334.  
  335.  
  336.              Site License is available
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.                          HAMMERSOFT (tm) Support Policy
  342.  
  343.         Our Preferred Method:
  344.         Fax Technical Support    (419) 986-6007
  345.              Fax your comments or questions with examples and print outs
  346.              including all necessary information
  347.              Include your name, address, phone and fax numbers
  348.                   Available 24 hours
  349.  
  350.         Telephone (Voice) Technical Support  (419) 986-6007
  351.              Free voice technical support limited to 30 minutes
  352.                   10:00 am to 2:00 pm Eastern time Monday - Friday
  353.  
  354.         CompuServe:
  355.              Send your comments or questions to: ID 71540,3266
  356.  
  357.  
  358.         Mail Support:
  359.              Send your comments or questions to:
  360.                   HammerSoft
  361.                   PO Box 205
  362.                   Kansas, OH 44841-0205
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.                                         2
  381.  
  382.  
  383.         Chapter 2  TUTOR AND QUICK START
  384.  
  385.                               FIXED ASSET PRO TUTOR
  386.  
  387.                       A brief tutorial on using the program
  388.              This chapter will quickly explain how to set up the program,
  389.         enter client information and enter asset data.  The tutorial will
  390.         show  you  how to use the help screens to answer  questions  plus
  391.         point out the basics of using the program in a very short  period
  392.         of time.
  393.  
  394.         When you see items inside square brackets these are words to type
  395.         in the fields indicated.
  396.         Such  as:  In  Description  type   [Our Computer].
  397.         When  items are in angle brackets it represents a key.  Such  as:
  398.         Press <Enter> to accept.
  399.  
  400.  
  401.         Starting with the main menu that shows
  402.         File      Book      Data Entry          Calculate      Reports
  403.  
  404.         Lesson 1 - Learn to set up your Company's information
  405.  
  406.              Type <D> for Data Entry
  407.              Type <S> or Press <Enter> for Setup
  408.              Type your Company's Name and Press <Enter> or <Down Arrow>
  409.              In  ADDRESS  LINE  1 type in your Company's  first  line  of
  410.                   address and Press <Enter> or <Down Arrow>
  411.              In ADDRESS LINE 2 type in your Company's second line of address
  412.                   and Press <Enter> or <Down Arrow>
  413.              In  CITY, STATE ZIP type in the information and move  to
  414.                   the next field.
  415.              Type <N> if you do not have a color monitor
  416.              Select a Printer close to yours by moving the highlight with
  417.                   the arrow keys and Press <Enter>
  418.              Select a Printer Port by moving the highlight with the arrow
  419.                   keys and Press <Enter>
  420.              Press <F10> to save
  421.  
  422.         Lesson 2 - Learn to open a file for yourself or a client
  423.  
  424.              Type <F> for the File Menu
  425.              Press <Enter> or type <O> for Open/New
  426.              Type in a file name such as [New] Press <Enter>
  427.              Type <Y> to create a new file
  428.                   file name is now in the bottom right corner of menu
  429.              Type <D> for Data Entry
  430.              Type <C> for Client
  431.              Type in your client's name and address or leave blank if
  432.                   the program will be used for your Company only.
  433.              In Ending Fiscal Month Press <Enter> if you use calendar
  434.                    year
  435.              In First Year FApro will calculate Press <F1> for help
  436.              Press <Esc> to exit help
  437.              Press <F10> to accept the current year as the first year.
  438.  
  439.  
  440.                                         3
  441.  
  442.  
  443.         Lesson 3 - Learn to enter asset information into the program
  444.  
  445.                                    First Asset
  446.              Type <D> or Press <Enter> for Data Entry
  447.              Press <A> for Asset
  448.              Type <A> for Add
  449.              In Asset ID type [001] Press <Enter>
  450.              In Group type [Office] Press <Enter>
  451.              In Location type [Main St.] Press <Enter>
  452.              In Description type [Computer] Press <Enter>
  453.              In Service Date type [011090] Press <Enter>
  454.              Press <Enter> to accept N for New
  455.              Press <F2> for Method look up table
  456.              Press <Enter> to accept 200DB
  457.              Press <F2> for the Class look up table
  458.              Press <down arrow> once to move to 05M
  459.              Press <Enter> to accept class
  460.              Press <Enter> to accept 5 years
  461.              In Prior Ded type [2080] Press <Enter>
  462.              Press <Enter> 4 times to advance to Cost
  463.              In Cost type [5000] Press <Enter>
  464.              Press <Enter> to skip Land Value
  465.              In Sec 179 type [1000] Press <Enter>
  466.              Press <Enter> to skip Salvage Value
  467.              Press <down arrow> once to move to Vendor
  468.              In Vendor type [Big Computers Inc]
  469.              Press the <down arrow> key to move to Convention
  470.              In Convention Press <F2>
  471.              Press <Enter> to accept Half Year
  472.              AMT Type is already set to PP
  473.              Press the <down arrow> to Tables
  474.              In Tables Press <Enter> to accept N
  475.              Press <F10> to save
  476.  
  477.                                   Second Asset
  478.              Type <A> for Add
  479.              In Asset ID Press <F4> to add 1 to the previous Asset ID
  480.                   number now 002 is the Asset ID number
  481.              In Group Press <F4> to repeat Office as the group
  482.              In Location Press <F2> to see Location List
  483.              Press <Enter> to repeat Main St.
  484.              In Description type [Office Building] Press <Enter>
  485.              In Service Date type [100182] Press <Enter>
  486.              Press <Enter> for New
  487.              In Method Press <F2>
  488.              Use the Down Arrow to Highlight 15R and Press <Enter>
  489.              In Class Press <F2>
  490.              Press the down arrow 3 times to 15A in ACRS Press <Enter>
  491.              Press <Enter> to accept 15 years
  492.              In Prior Ded type [10650] Press <Enter>
  493.              Press <Enter> 4 times to advance to Cost
  494.              In Cost type [15000] Press <Enter>
  495.              Press <Enter> to skip Land Value
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.                                         4
  501.  
  502.  
  503.              Press down arrow 4 times to AMT Type
  504.              In AMT Type Press <F2>
  505.              Arrow down to move to RP and Press <Enter>
  506.              Press <F10> to save
  507.  
  508.  
  509.                                    Third Asset
  510.              If Add is already highlighted Press <Enter>
  511.              In Asset ID Press <F4> to add 1 to the previous asset ID
  512.                   number now 003 is the Asset ID number
  513.              In Group type [Shop] Press <Enter>
  514.              In Location Press <F4> to bring forward Main St.
  515.              In Description type [Shop Building] Press <Enter>
  516.              In Service Date type [063080] Press <Enter>
  517.              Press <Enter> for New
  518.              In Method Press <F2>
  519.              Press <Page Down> 3 times and <Up Arrow> 2 times to
  520.                   highlight SL in Other Methods and Press <Enter>
  521.              In Class Press <F2>
  522.              To accept P81 - Pre 1981 Rules Press <Enter>
  523.              In Life type [25] and Press <Enter>
  524.              In Prior Ded Type [11500] and Press <Enter>
  525.              Press <Enter> 4 times to move to Cost
  526.              In Cost type [25000] and Press <Enter>
  527.              Press <F10> to save
  528.  
  529.         Lesson 4 - Learn to explore the bottom menu
  530.  
  531.              Press <V> for View to see a summary on screen.
  532.              Use the arrow keys along with <End> and <Home> keys to  move
  533.                   across the screen.
  534.              Press <ESC> to exit
  535.              Use  the <right> and <left> arrow keys to move the highlight
  536.                   on the bottom menu
  537.              Press <F1> to see what each function performs
  538.              Press <ESC> to exit help
  539.  
  540.         Lesson 5 - Learn to move about on the help screens
  541.  
  542.              Press <E> for Edit
  543.              <Arrow down> to Method
  544.              Press <F1> for help
  545.              Press <TAB> for a related subject
  546.              Press <TAB> again and Press <Enter>, to explain Farmers
  547.              Press <F1> for the index, arrow to any subject Press <Enter>
  548.              Press <ALT+F1> together to move back one level to Farmers
  549.              Press <ALT+F1> together to move back one level to Method
  550.              Press <ESC> to exit help
  551.              Press <ESC> to exit the asset record
  552.              Press <Q> to Quit
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.                                         5
  561.  
  562.  
  563.         Lesson 6 - Learn to calculate and print reports
  564.  
  565.              Press <C> for Calculate
  566.              Press <Enter> to accept full year
  567.              Press  <Y> to accept the current year as the first  year  to
  568.                   calculate
  569.              Press <R> for Reports
  570.              Type <S> for Summary Report
  571.              Press <A> to sort on Asset ID
  572.              Press <Enter> to Print Report to screen (default)
  573.              Use Arrows, Page Up and Page Down, Home and End to move
  574.                    around on the report
  575.              Press <ESC> to exit report
  576.              Press <Enter> on Reports Menu
  577.              Press <P> for Projection
  578.              Press <F2> for the look-up table
  579.              Press <Enter>to accept Asset ID 001
  580.              Press <Enter> to look at the report on screen
  581.              Press <down arrow> to view report
  582.              Press <ESC> to exit
  583.  
  584.         Congratulations  you have now accomplished the basics  of  Fixed
  585.         Asset Pro.
  586.  
  587.                            **** SAMPLE DATA FILES ****
  588.  
  589.              Fixed  Asset Pro comes with a Sample file of assets for  you
  590.         to browse and examine.  The Sample file is composed of twenty two
  591.         assets  listed  as examples from the 1991 IRS Publication  534  -
  592.         Depreciation.
  593.  
  594.              From the Main Menu:
  595.              Type <F> for the File Menu
  596.              Type <O> or Press <Enter> for Open/New
  597.              Press <Alt+D>
  598.              Press <Enter>
  599.              Press <Down Arrow> to highlight Sample
  600.              Press <Enter>
  601.              Press <Alt+F>
  602.              Press <Enter>
  603.              Press <D> for DataEntry
  604.              Press <A> for Asset
  605.              Move around as you desire using the methods learned in the
  606.                   previous lessons
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.                                         6
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.                            QUICK START REFERENCE GUIDE
  627.  
  628.  
  629.  
  630.         How to get started with Fixed Asset Pro quickly.
  631.  
  632.  
  633.         Step 1 - Program Setup to be performed once only
  634.              On Main Menu choose Data Entry
  635.              On Data Entry Menu choose Setup
  636.              Complete with the owner's name, address, monitor and printer
  637.              choices
  638.  
  639.         Step 2 - Open A File
  640.              On Main Menu choose File
  641.              On File Menu choose Open/New
  642.              Type in your file name
  643.  
  644.         Step 3 - Enter Your Company or Client Information
  645.              On Main Menu choose Data Entry
  646.              On Data Entry Menu choose Client
  647.              Leave  Name  and Address blank if the Owner is the  user  or
  648.              type your Client's Name and Address
  649.              You MUST Complete Ending Fiscal Month
  650.              You MUST Complete First Year FApro will Calculate
  651.  
  652.         Step 4 - Enter Asset Information
  653.              On Main Menu choose Data Entry
  654.              On Data Entry Menu choose Asset
  655.              On the bottom Menu line choose Add
  656.              Choose a method to enter historical data, see the next page
  657.  
  658.              As  you can see the Tax Book is active when you  start  data
  659.         entry.  This  is the correct book in which to begin  data  entry.
  660.         Switch  to any other set of books after tax data is complete  for
  661.         an asset.
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679.  
  680.                                         7
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.                          ENTERING HISTORICAL DATA OPTION
  686.  
  687.              You  must  choose between two methods  of  entering  asset's
  688.         back data.
  689.  
  690.  
  691.         1. Enter all your assets with up to date accumulated depreciation
  692.         totals.  Example: to begin calculating depreciation in 1992.
  693.  
  694.              Enter  accumulated  depreciation as prior deduction  in  tax
  695.                   book
  696.              Set  the  correct convention in the convention field
  697.              To  use  AMT Book select an AMT Type in the  tax  book.
  698.              Change to each book  desired and  edit  the asset to change
  699.                   any methods and  lives
  700.              Enter the correct prior deduction for each book
  701.              Start calculations with the first year to calculate
  702.  
  703.         2.  Enter the back years data and allow the program to  calculate
  704.         the  depreciation  and convention for each year.
  705.  
  706.         Years Before MACRS (1987)
  707.              Enter  all  assets in any order in the Tax  Book  using  tax
  708.                   rules
  709.              To  use  AMT Book select an AMT Type in the  tax  book.
  710.              Change  to  each book desired and edit the asset  to  change
  711.                   or enter any methods and lives
  712.              Calculate each year sequentially
  713.              Print  each year's report after that year's calculation  for
  714.                   all desired books
  715.  
  716.         Years After MACRS (1987)
  717.         Due  to convention locking you may work in up to two years  at  a
  718.         time.
  719.              Enter 1987 assets
  720.              Edit any other books for methods and lives
  721.              Calculate 1987
  722.              Print 1987 reports from each book desired
  723.              Enter 1988 assets
  724.              Edit any other books for methods and lives
  725.              Calculate 1988
  726.              Print 1988 reports from each book desired
  727.              Enter 1989 assets - now 1987 conventions will be locked
  728.              Edit any other books for methods and lives
  729.              Calculate 1989
  730.              Print 1989 reports from each book desired
  731.              Continue on with later years
  732.  
  733.  
  734.  
  735.  
  736.  
  737.  
  738.  
  739.  
  740.                                         8
  741.  
  742.  
  743.         Chapter 3  HOW TO USE HELP
  744.  
  745.                              Context Sensitive Help
  746.  
  747.              Fixed  Asset  Pro has context sensitive  help  screens  that
  748.         define  and explain the area of the program in which you are  now
  749.         working.   Press  <F1> at any point in the program and  the  help
  750.         screen will explain that area in the program.
  751.  
  752.              Move to related areas easily by using the <Tab> key to  move
  753.         to the next highlighted text and press <Enter>.  The  highlighted
  754.         text  is  a  cross reference that defines  or  explains  a  topic
  755.         related to the first help screen viewed.
  756.  
  757.  
  758.                                   The Help Keys
  759.  
  760.         Use the following keys on the help screens:
  761.  
  762.         <Page Up> - move forward one screen of text
  763.         <Page Down> - move backward one screen of text
  764.         <Ctrl+Page Up> - move to the first line of the help screen
  765.         <Ctrl+Page Down> - move to the last line of the help screen
  766.         <Tab key> - move to the next highlighted cross reference
  767.         <Shift+Tab> - move to the previous highlighted cross reference
  768.         <Alt+F1> - move backwards through the cross reference levels  one
  769.         level at a time
  770.         <F1>  - displays an index of help topics  Use the arrow  keys  to
  771.         select a  topic and press <Enter>.
  772.         <ESC> - exit
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.                                         9
  801.  
  802.  
  803.         Chapter 4  USING THE FILE MAINTENANCE MENU
  804.  
  805.         From the Main Menu select <F> for File.
  806.  
  807.                                  OPENING A FILE
  808.  
  809.         Select <O>pen/New.
  810.  
  811.              This  option  will  allow you to open an  existing  file  or
  812.         create a new file.  Select this option to open a dialog box.  The
  813.         active file name will appear in the window if one is open.   Type
  814.         the name of the file you wish to open, or type the name of a  new
  815.         file  you wish to start.  A File Name is any legal DOS file  name
  816.         without  an extension. A file name can only be  eight  characters
  817.         long.
  818.           Use  <Tab>  to  obtain the file pick list  and  arrow  down  to
  819.         highlight the desired file and press <Enter>. Use <Tab> to access
  820.         HELP on the dialog screen for instructions on how to use a dialog
  821.         box.   The  name  of the open file appears on  the  bottom  right
  822.         corner of the main menu.
  823.  
  824.                                  CLOSING A FILE
  825.  
  826.         Select <C>lose.
  827.  
  828.              This  option will close the active file.  In the dialog  box
  829.         Press  <Y> for yes to close a file.  Press <N> to keep  the  file
  830.         open.
  831.  
  832.                                  DELETING A FILE
  833.  
  834.         Select <D>elete.
  835.  
  836.              This  option  will delete the selected file.  A  dialog  box
  837.         will appear. Type in the name of the file you wish to delete,  or
  838.         select a file to delete from the Files Pick List.  Press  <Enter>
  839.         when ready.
  840.  
  841.                            REINDEXING THE CURRENT FILE
  842.  
  843.         Select <R>eindex.
  844.  
  845.              Reindexing steps through every asset in the active file  and
  846.         rebuilds  the  computer's index files.  This assures you  of  the
  847.         correct sort order and improves performance.
  848.              Perform  reindexing  periodically  to  improve   performance
  849.         during  sorts, searches and report building.  If for  any  reason
  850.         your  assets  are  out of the selected  sort  order,  you  should
  851.         reindex.
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.                                         10
  861.  
  862.  
  863.                      CHANGING THE DEFAULT DATA SUBDIRECTORY
  864.  
  865.         Select C<h>ange Dir.
  866.  
  867.              This option will allow you to change the data  subdirectory.
  868.         Type  in  the name of the subdirectory desired.  Select  TREE  to
  869.         display your subdirectories in a graphic tree format.   Highlight
  870.         your subdirectory and press <Enter> to select the subdirectory.
  871.              Your   choice  of  subdirectory  now  becomes  the   default
  872.         subdirectory  and will be active the next time you start  up  the
  873.         program.
  874.  
  875.                           RUNNING EXTERNAL DOS COMMANDS
  876.  
  877.         Select Dos <S>hell.
  878.  
  879.              This  option allows you to perform most DOS functions.   Use
  880.         DOS  SHELL  to run  other programs if they will  fit  within  the
  881.         memory available.
  882.                                     WARNING:
  883.              Some programs you cannot run from the DOS SHELL are programs
  884.         that  delete  open files such as the DOS function chkdsk  or  any
  885.         disk defragmenter.
  886.  
  887.              The  screen  displayed in the upper left hand  corner  shows
  888.         whether the program has swapped to expanded memory and the number
  889.         of bytes that have been swapped.  Free ram remaining will  appear
  890.         on the third line.
  891.              Type EXIT to return to Fixed Asset Pro.
  892.  
  893.                              ENDING A FApro SESSION
  894.  
  895.         Select <Q>uit.
  896.  
  897.              This option exits from Fixed Asset Pro. Pressing <F3>  while
  898.         on the main menu also will exit the program.
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.                                         11
  921.  
  922.  
  923.         Chapter 5  DEPRECIATION BOOKS
  924.  
  925.                            TYPES OF DEPRECIATION BOOKS
  926.  
  927.         From the Main menu select <B>ook.
  928.  
  929.              This option displays your choice of different   depreciation
  930.         books  you  can maintain. There are five  different  depreciation
  931.         books available.  Add assets in the tax book, so most fields will
  932.         automatically transfer to each of the other set of books.
  933.  
  934.                                  INCOME TAX BOOK
  935.  
  936.         Select <T>ax.
  937.  
  938.              This option is for Federal Tax depreciation records. The Tax
  939.         Book is the default active book each time you start the  program.
  940.         Enter  your  asset  information  here first  and  the  data  will
  941.         duplicate  as needed in the other books.  You should  review  all
  942.         default methods and lives the program has set in the other  books
  943.         for accuracy and change any that are not correct.
  944.  
  945.                                     AMT BOOK
  946.  
  947.         Select <A>mt.
  948.  
  949.              This   option  is  for  Federal  Alternative   Minimum   Tax
  950.         depreciation records.  Default methods and lives are set for  all
  951.         assets when you enter the correct AMT type in the tax book.   You
  952.         should  review all defaults for accuracy and change any that  are
  953.         not  correct.  Refer to the current issue of IRS Publication  534
  954.         for  the correct class life for your type of property to  use  in
  955.         AMT book.
  956.  
  957.              The  AMT  type  is automatically set for  assets  placed  in
  958.         service  after  1986 .  The life or period of  personal  property
  959.         assets  vary considerably, the default life is set to  12  years.
  960.         Edit  all lives that are different according to  IRS  Publication
  961.         534.
  962.  
  963.                                  FINANCIAL BOOK
  964.  
  965.         Select <F>inancial.
  966.  
  967.              This   option   is  for  Corporate   Earnings   and   Profit
  968.         depreciation  records.  The applicable straight line  method  and
  969.         life is set when you enter the tax information. You should review
  970.         all defaults for accuracy and change any that are not correct.
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.                                         12
  981.  
  982.  
  983.  
  984.                                    STATE BOOK
  985.  
  986.         Select <S>tate.
  987.  
  988.              This  option  is your resident state  depreciation  records.
  989.         Edit each asset to select a method and life in this set of books.
  990.         If  you do not desire to use this set of books, then do  not  set
  991.         the methods or lives.  When no method or life is set, the program
  992.         will  not  calculate  this  set  of  books  resulting  in  faster
  993.         calculations.
  994.  
  995.  
  996.                                    OTHER BOOK
  997.  
  998.         Select <O>ther.
  999.  
  1000.              This  option is for any other depreciation records  you  may
  1001.         desire.  Edit each asset to select a method and life in this  set
  1002.         of books. If you do not desire to use this set of books, then  do
  1003.         not set the methods or lives.  When no method or life is set, the
  1004.         program will not calculate this set of books resulting in  faster
  1005.         calculations.
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.  
  1027.  
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.                                         13
  1041.  
  1042.  
  1043.         Chapter 6  ENTERING DATA
  1044.  
  1045.                        SETTING UP FApro AFTER INSTALLATION
  1046.  
  1047.         From the <D>ataEntry pulldown menu select <S>etup.
  1048.  
  1049.              Complete  this option first to set up the Company that  owns
  1050.         Fixed  Asset  Pro.  Type  all  the  company  information  on  the
  1051.         designated lines.
  1052.              Type <Y> for yes if you wish color on a color monitor.  Type
  1053.         <N>  for no if you desire black and white on your color  monitor.
  1054.         Switch  to black and white if your screen is not clear on  a  LCD
  1055.         monitor.
  1056.              A printer pick list will appear for selecting your  printer.
  1057.         Select your printer or the closest one to your printer.  If  none
  1058.         are close to your printer, select Generic Epson printer.
  1059.              Press <F10> to exit and save.
  1060.  
  1061.  
  1062.                                       NAME
  1063.  
  1064.              This  field  is  for the owner of the  program.   This  name
  1065.         appears on top of the reports.
  1066.  
  1067.                                     ADDRESS 1
  1068.  
  1069.         Type in the address of the owner of the program.
  1070.  
  1071.                                     ADDRESS 2
  1072.  
  1073.         Type in the post office box of the owner of the program.
  1074.  
  1075.                                  CITY, STATE ZIP
  1076.  
  1077.         Type in the city, state and zip of the owner of the program.
  1078.  
  1079.                                   COLOR MONITOR
  1080.  
  1081.              Type <Y> for yes if you wish color on a color monitor.  Type
  1082.         <N>  for no if you desire black and white on your color  monitor.
  1083.         Switch  to black and white if your screen is not clear on  a  LCD
  1084.         monitor.
  1085.  
  1086.                                     PORT TYPE
  1087.  
  1088.              Select  by using the arrow keys or use the mouse  to  choose
  1089.         one  of the printer ports connected.  The default is LPT1 and  is
  1090.         the most commonly used port.
  1091.  
  1092.                                   PRINTER TYPE
  1093.  
  1094.              A printer pick list will appear for selecting your  printer.
  1095.         Select your printer or the closest one to your printer.  If  none
  1096.         are close to your printer, select Generic Epson printer.
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.                                         14
  1101.  
  1102.  
  1103.                       **** ENTERING CLIENT INFORMATION ****
  1104.  
  1105.         From the <D>ataEntry pulldown menu select <C>lient.
  1106.  
  1107.          THE FISCAL YEAR AND THE FIRST YEAR CALCULATED MUST BE COMPLETED
  1108.  
  1109.              This  option  allows you to enter information  on  different
  1110.         clients if you keep records for more than one company.  If  using
  1111.         this program for the owner only, leave the client name blank.
  1112.              Enter  information on each client that you open.  Enter  the
  1113.         client's  name  and address. For each client or for  one  company
  1114.         enter  the ending fiscal month. Ending fiscal month is  the  last
  1115.         month  of your accounting and tax year. If you are on a  calendar
  1116.         year, the default of 12 is correct.
  1117.              Enter  the  first year you will calculate with  Fixed  Asset
  1118.         Pro.  Set  your accumulated depreciation amounts to  include  all
  1119.         years before the first year calculated.
  1120.  
  1121.  
  1122.                                   COMPANY NAME
  1123.  
  1124.              Complete  the name and address section  with  your  Client's
  1125.         information.   If you are using this program for the owner  only,
  1126.         do not complete the name and address.  Always complete the Ending
  1127.         Fiscal Month and First Calculation Year.
  1128.  
  1129.                                 COMPANY ADDRESS 1
  1130.  
  1131.              Enter  the  first address line of your client  here.   Leave
  1132.         blank if using for a single company.  Always complete the  Ending
  1133.         Fiscal Month and First Calculation Year.
  1134.  
  1135.                                 COMPANY ADDRESS 2
  1136.  
  1137.              Enter  the second address line of your client  here.   Leave
  1138.         blank  if using for a single company.  Always complete the Ending
  1139.         Fiscal Month and First Calculation Year.
  1140.  
  1141.                                  CITY, STATE ZIP
  1142.  
  1143.              Enter  the city, state and zip of your client  here.   Leave
  1144.         blank if using for a single company.  Always complete the  Ending
  1145.         Fiscal Month and First Calculation Year.
  1146.  
  1147.  
  1148.                                ENDING FISCAL MONTH
  1149.  
  1150.              This  is the ending fiscal month of your accounting and  tax
  1151.         year. If you are on the calendar year, accept the default of  12.
  1152.         ALWAYS complete this data field for each file.
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.                                         15
  1161.  
  1162.  
  1163.                                  FIRST CALC YEAR
  1164.  
  1165.              Enter  the  first  year you will use   Fixed  Asset  Pro  to
  1166.         calculate  depreciation.  Set all your  accumulated  depreciation
  1167.         amounts   to  include  all  years  before  the  first   year   of
  1168.         calculation.  ALWAYS complete this data field for each file.
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.                       **** ENTERING ASSET INFORMATION ****
  1173.  
  1174.         From the <D>ataEntry pulldown menu select <A>sset.
  1175.  
  1176.              This  option  allows entry of all the  information  on  each
  1177.         asset  to  be depreciated.   Along the bottom is a menu  line  of
  1178.         actions.   To  select an action press the highlighted  letter  or
  1179.         move the highlight bar to the desired action and Press <Enter>.
  1180.  
  1181.  
  1182.         The Bottom Menu has all of the following options:
  1183.  
  1184.                                    ADD RECORD
  1185.  
  1186.              This  option  gives  you a blank record  to  complete.   The
  1187.         cursor is placed in the first field (Asset ID) of the record.
  1188.              See  the  commands available on the bottom  of  the  screen.
  1189.         When  a  command  is  highlighted,  press  <F1>  to  get  context
  1190.         sensitive  help  to see what task each command  performs.   <Tab>
  1191.         key, arrow keys and <Enter> will move you forward in the  fields.
  1192.         <Shift+Tab> keys together and arrow keys will move you  backwards
  1193.         through the fields. Press <F10> to save and exit. <Esc> key  will
  1194.         exit without saving. <F2> will present a look up table  available
  1195.         for  certain fields.
  1196.              Add all assets in the tax book.  If you are currently in any
  1197.         other book the program will change  to the tax book and tell  you
  1198.         that it has changed to tax book.  Enter all your assets  original
  1199.         methods and lives using tax rules.
  1200.  
  1201.                                    EDIT RECORD
  1202.  
  1203.              Edit  mode  allows you to change a saved  record.   Use  the
  1204.         arrow keys, <Tab>, <Shift+Tab> and <Enter> to move around on  the
  1205.         screen.   Change  any field.  Press <F10> to save  your  changes.
  1206.         <Esc> will exit without saving.
  1207.              You may need to recalculate for this year if you have edited
  1208.         any  assets after calculating deductions.  Editing a record  will
  1209.         not change default methods or lives in other books.
  1210.  
  1211.                                   DELETE RECORD
  1212.  
  1213.              This  option will allow you to delete a record.   Press  <D>
  1214.         for delete. A dialog screen will appear to confirm your deletion.
  1215.         Select  <Y>  for yes to delete the record.  Press  <Enter>   also
  1216.         will  delete the asset.  Select <N> for no and this  will  cancel
  1217.         the action.
  1218.  
  1219.  
  1220.                                         16
  1221.  
  1222.  
  1223.                                    FIND RECORD
  1224.  
  1225.              The find option will allow you six different ways to  search
  1226.         for  a record.  Enter any information you have on the  asset.   A
  1227.         search by asset ID is the fastest way to find a record.  You  can
  1228.         enter info in more than one field.  You can use part of a word to
  1229.         perform a search.  Press <F10> to search.
  1230.  
  1231.                                    NEXT RECORD
  1232.  
  1233.              This option will move you forward one record at a time  from
  1234.         the record you start on through the end of the file.  A beep will
  1235.         sound when you have reached the end or bottom of the file.
  1236.  
  1237.                                  PREVIOUS RECORD
  1238.  
  1239.              This option will move you backward one record at a time from
  1240.         the record you start on through to the beginning of the file.   A
  1241.         beep will sound when you have reached the beginning or top of the
  1242.         file.
  1243.  
  1244.                                    TOP RECORD
  1245.  
  1246.              This option will take you to the first record of the file.
  1247.  
  1248.                                   BOTTOM RECORD
  1249.  
  1250.              This option will take you to the last record of the file.
  1251.  
  1252.                                  VIEWING ASSETS
  1253.  
  1254.              This  option  will display certain fields in  a  spreadsheet
  1255.         type format.
  1256.           <Home>        - takes you to the far left of the screen which
  1257.                           is asset ID
  1258.           <Arrow>  keys - use the up and down arrow keys to highlight  an
  1259.                           asset
  1260.           <End>         - takes you to the far right of the screen  which
  1261.                           is basis
  1262.           <Enter>       - highlight  the record you  desire  and  press
  1263.                           <Enter> this will access the record
  1264.           <Scroll>      - use the mouse with the side scroll bar to  move
  1265.                           quickly
  1266.           <Esc>         - escape will leave the view record option
  1267.  
  1268.                                    SORT ORDER
  1269.  
  1270.              This option will allow you to select how your asset will  be
  1271.         sorted.  Remember  numerical Asset ID's will only be  in  correct
  1272.         ascending sort order if you use leading zeros.
  1273.              Sort options are:
  1274.                   Asset ID
  1275.                   Group, Class, Date
  1276.                   Date
  1277.  
  1278.  
  1279.  
  1280.                                         17
  1281.  
  1282.  
  1283.                                  QUIT DATAENTRY
  1284.  
  1285.              This  option will quit the data entry of assets  and  return
  1286.         you  to the main menu.  Press the letter <Q> to quit or  use  the
  1287.         arrow to move the highlight bar to Quit and press enter.
  1288.  
  1289.  
  1290.  
  1291.                      **** ASSET DATAENTRY SCREEN FIELDS ****
  1292.  
  1293.         From the Bottom Menu Press <A> for add.
  1294.  
  1295.                                     ASSET ID
  1296.              This  field  is  a  ten  character  alphanumeric  field  for
  1297.         numbering of your assets.  The program will not allow duplication
  1298.         of asset ID numbers. For automatic numbering press <F4> to add  1
  1299.         to  the last entered Asset ID number.  This can be used  to  make
  1300.         data entry easier. To sort numbers accurately, use leading  zeros
  1301.         to make the program sort in ascending order.
  1302.  
  1303.                                       GROUP
  1304.  
  1305.              This field is a ten character alphanumeric field that allows
  1306.         you  to group assets in categories that you name.  Upon  entering
  1307.         your  group name a table will be developed.  Press <F2>  to  find
  1308.         group  names used before in a look up list.  Press <F4>  to  copy
  1309.         the last asset's group name into this record.
  1310.  
  1311.  
  1312.                                GROUP LOOKUP TABLE
  1313.  
  1314.              The  program keeps a list of all the different  GROUPS  that
  1315.         are entered into the program. Use the up and down arrow keys  and
  1316.         press <Enter> to select the correct Group.
  1317.  
  1318.  
  1319.                                     LOCATION
  1320.  
  1321.              This  field  is a twenty character alphanumeric  field  that
  1322.         allows  you  to  group assets by location.   Upon  entering  your
  1323.         location  names  a table will be developed so in the  future  any
  1324.         location  name  used  before can be found in a look  up  list  by
  1325.         pressing  <F2>  Look  Up.  Press <F4> to copy  the  last  asset's
  1326.         location name into this record.
  1327.  
  1328.                               LOCATION LOOKUP TABLE
  1329.  
  1330.              The  program  keeps a list of all  the  different  LOCATIONS
  1331.         entered  into  the program. Use the up and down  arrow  keys  and
  1332.         press <Enter> to make your selection.
  1333.  
  1334.  
  1335.  
  1336.  
  1337.  
  1338.  
  1339.  
  1340.                                         18
  1341.  
  1342.  
  1343.                                    DESCRIPTION
  1344.  
  1345.              This  field  is a twenty character alphanumeric  field  that
  1346.         allows a description of the asset.
  1347.  
  1348.                                   SERVICE DATE
  1349.  
  1350.              This  field  represents the date the asset  is  placed  into
  1351.         service to begin its depreciation.  Type two digits for the month
  1352.         and day. If you type the last two digits of the year the  program
  1353.         will  fill  in the first two digits of the year.  Press  <F4>  to
  1354.         copy the last asset's service date into this field.
  1355.  
  1356.                                     CONDITION
  1357.  
  1358.              This  field represents the condition of the asset  upon  its
  1359.         placement into service. Type <N> for new or <U> for used.
  1360.  
  1361.                                      METHOD
  1362.  
  1363.              This  field determines the depreciation method  used.   When
  1364.         adding an asset select the method to use for income tax purposes.
  1365.         Press  <F2> for the look up table to give you the code  for  each
  1366.         method.  The  look up table is arranged from the  latest  methods
  1367.         available  to earlier methods used.  Press <F4> to copy the  last
  1368.         asset's method forward to this asset.
  1369.  
  1370.         Note to Farmers:
  1371.              Property placed in service after 1988 in a farming  business
  1372.         cannot use 200% declining balance method.  Instead the farmer can
  1373.         use  the 150% declining balance method or elect a  straight  line
  1374.         method.   If   a  farmer  elects  not  to   apply   the   uniform
  1375.         capitalization  rules  to  any plant or  animals  produced  in  a
  1376.         farming  business,  then he must use the alternate  MACRS  method
  1377.         (ADS).  The ADS applies to all property placed in service in  any
  1378.         tax year for which the election is in effect.
  1379.  
  1380.                                METHOD LOOKUP TABLE
  1381.  
  1382.              This  look  up table shows all methods available  for  Fixed
  1383.         Asset  Pro.  The  methods are arranged from  MACRS  to  Pre  1981
  1384.         depreciation methods.  The method labeled NONE will allow  manual
  1385.         entry of any amount as the current depreciation deduction.
  1386.  
  1387.                                       CLASS
  1388.  
  1389.              This  field represents the depreciation class to  which  the
  1390.         asset belongs.  Press <F2> for the look up table to give you  the
  1391.         code  for  each class.  The look up table is  arranged  from  the
  1392.         latest classes available to earlier classes used.  Press <F4>  to
  1393.         copy the last asset's class forward to this asset.
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.  
  1398.  
  1399.  
  1400.                                         19
  1401.  
  1402.  
  1403.                                CLASS LOOKUP TABLE
  1404.  
  1405.              This  look  up table is to place the asset  in  the  correct
  1406.         class  for tax purposes.  The classes are arranged from MACRS  to
  1407.         Pre 1981 classes.
  1408.                                      LIFE
  1409.  
  1410.              This  field  is  the  total period in  years  (or  life)  to
  1411.         depreciate  the asset. Press <F1> for the help screen to show  an
  1412.         excerpt of the current 1991 IRS Table of Class Lives and Recovery
  1413.         Periods of the most frequently used assets.
  1414.  
  1415.                                    SWITCH YEAR
  1416.  
  1417.              This field appears when you elect to switch to the  straight
  1418.         line  method  from one of the Pre 1981  Rules  declining  balance
  1419.         methods. The Switch Year tells Fixed Asset Pro the number of  the
  1420.         year you want to change to straight line depreciation.   Example:
  1421.         For  a  ten  year  asset type [6]  to  change  to  straight  line
  1422.         depreciation in the sixth year.
  1423.  
  1424.                                  PRIOR DEDUCTION
  1425.  
  1426.              This field is all accumulated depreciation taken before  the
  1427.         first  year  the program is used to calculate.  Fixed  Asset  Pro
  1428.         will  add  to the prior deduction after you use  the  program  to
  1429.         calculate.
  1430.              Enter  a prior deduction amount for each book that you  wish
  1431.         to  maintain.  If no prior deduction is entered in the tax  book,
  1432.         the prior deduction field will lock in all the books.
  1433.              Prior  Deduction  will become accumulated  depreciation  and
  1434.         will lock when an asset is entered with a date placed in  service
  1435.         before  the first year calculated.  Prior deduction  will  remain
  1436.         unlocked,  while  you  are working in the  two  open  calculation
  1437.         years.
  1438.  
  1439.         REMEMBER ACCURACY IS THE KEY TO CORRECT COMPUTATIONS.
  1440.  
  1441.         In DataEntry under Client:
  1442.         Step 1 Set the year ending fiscal month of your accounting year.
  1443.         Step 2 Set the first year the program is to calculate.
  1444.  
  1445.         In DataEntry under Asset:
  1446.         Step 3 Sum your accumulated depreciation for all years before the
  1447.         year assigned as the first year the program is to calculate.
  1448.         Enter  this  sum  in the Prior Deduction field  when  adding  the
  1449.         asset.   Each book will have a different prior deduction so  edit
  1450.         all books to set the prior deduction.
  1451.  
  1452.                             ACCUMULATED DEPRECIATION
  1453.  
  1454.              Accumulated Depreciation is the total of the prior deduction
  1455.         entered  during the program set up plus  depreciation  deductions
  1456.         calculated by Fixed Asset Pro.
  1457.  
  1458.  
  1459.  
  1460.                                         20
  1461.  
  1462.  
  1463.                              BUSINESS USE PERCENTAGE
  1464.  
  1465.              This  field  is  available for entry of  the  percentage  of
  1466.         business usage of an asset.   This field plus the production  use
  1467.         percentage field cannot total more than 100%.  Qualified business
  1468.         use is any use in your trade or business.
  1469.  
  1470.                             PRODUCTION USE PERCENTAGE
  1471.  
  1472.              This  field  is  available for entry of  the  percentage  of
  1473.         production of income or investment usage allowable for the asset.
  1474.         The  use of listed property in the production of income is not  a
  1475.         qualified  business  use.  This  field  plus  the  Business   use
  1476.         percentage field cannot total more than 100%.
  1477.  
  1478.                                   DISPOSAL DATE
  1479.  
  1480.              This  field  is  a date field used to  record  the  date  of
  1481.         disposal of the asset.  Type two digits for the month and day. If
  1482.         you type the last two digits of the year the program will fill in
  1483.         the  first two digits of the year.  When an asset is disposed  in
  1484.         the  current  year,  it will be printed in  the  Annual  Activity
  1485.         Report  as a disposition.  The year following disposal the  asset
  1486.         will not appear on any reports.
  1487.  
  1488.                                    SALES PRICE
  1489.  
  1490.              This field is available to enter the sales price obtained on
  1491.         disposal  of the asset.  The sales price of the asset will  print
  1492.         on the Annual Disposition Report.
  1493.  
  1494.                                       COST
  1495.  
  1496.              This field allows entry of the cost or basis of the asset.
  1497.  
  1498.                                    LAND VALUE
  1499.  
  1500.              This field is for land value of real property assets.   Land
  1501.         value  will  be  subtracted  from  the  basis  and  will  not  be
  1502.         depreciated.
  1503.  
  1504.                        FIRST YEAR ADDITIONAL DEPRECIATION
  1505.  
  1506.              First Year Additional Depreciation is the optional deduction
  1507.         allowed in years before 1981. Allowed only for personal  property
  1508.         with a useful of at least six years the additional deduction  may
  1509.         not exceed 20% of the cost. The program will automatically  limit
  1510.         first  year additional depreciation to 20% of the cost,  adjusted
  1511.         by the business and investment use percentages.
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.                                         21
  1521.  
  1522.  
  1523.                                    SECTION 179
  1524.  
  1525.              This  field  is  for  the amount  of  Code  Section  179  or
  1526.         "Expensing"  you  elect  for this asset.   Expensing  applies  to
  1527.         property acquired by purchase for use in the active conduct of  a
  1528.         trade or business  and placed in service after 1981.  The program
  1529.         applies various limits and will show a warning when you exceed  a
  1530.         limit.   A limit applies to this field for the total  of  Section
  1531.         179  deduction  that can be taken for any given  year.   Also  an
  1532.         investment  limit  applies  which  reduces  the  total  expensing
  1533.         allowed if the total cost of property placed into service exceeds
  1534.         $200,000.00 in one year.
  1535.  
  1536.              You   cannot  expense  an  amount  greater  than  the   cash
  1537.         difference paid for qualifying assets.
  1538.  
  1539.              You cannot expense an amount greater than the total  taxable
  1540.         income  from the active conduct of all trades or businesses.   If
  1541.         your expensing is reduced because of the taxable income limit you
  1542.         need  to  manually adjust this field for the  reduction,  if  you
  1543.         decide not to carryover the unallowable deduction.
  1544.  
  1545.  
  1546.                                   SALVAGE VALUE
  1547.  
  1548.              This field allows entry of the salvage value.  Salvage value
  1549.         is the estimated value of property at the end of its useful life.
  1550.         The salvage value is subtracted from basis for computing Pre 1981
  1551.         Rules straight line and sum of the years digits methods. Pre 1981
  1552.         Rules declining balance method will not depreciate below  salvage
  1553.         value.  All other methods ignore salvage value.
  1554.  
  1555.                                    ITC OPTION
  1556.  
  1557.              This  field provides a Lookup table for the  investment  tax
  1558.         credit  options that are available according to the service  date
  1559.         of  the  asset. Press <F2> to use the options available.  If  you
  1560.         select  option  <O>  to manually adjust the basis  and  the  year
  1561.         placed  in  service is 1983-1985 then on the  bottom  right  hand
  1562.         corner  of the Asset Entry screen will appear a box to enter  the
  1563.         amount you wish to adjust (subtract from) the basis.
  1564.  
  1565.                                 ITC LOOKUP TABLE
  1566.  
  1567.              Select an option for the Investment Tax Credit.  The options
  1568.         from the pick list will vary as to the tax laws in effect for the
  1569.         year placed in service.  Use the up and down arrow keys and press
  1570.         <Enter> to select the ITC option.
  1571.  
  1572.  
  1573.                                     ITC TAKEN
  1574.  
  1575.              This  field will be calculated for the amount of  investment
  1576.         tax  credit allowed according to the code you have entered  under
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.                                         22
  1581.  
  1582.  
  1583.         ITC option.  If you have selected <O> from the pick list then you
  1584.         must  manually enter the amount of investment tax  credit  taken.
  1585.         If  the asset was placed into service in 1983 through  1985  then
  1586.         the adjusted basis field will appear.  ITC was generally repealed
  1587.         after 1985, except for transition property.
  1588.  
  1589.              For  tax  years after the year the property  was  placed  in
  1590.         service,  if the business or investment use percentages  increase
  1591.         you  cannot take additional investment tax credit.  If the  total
  1592.         use percentages decrease, you must recapture the difference.   By
  1593.         changing  the use percentages, the ITC Taken amount will  change.
  1594.         Always refer to the year the asset was placed in service, for the
  1595.         correct amount of ITC Taken.
  1596.  
  1597.              ITC Taken is limited by  business use percentage. ITC limits
  1598.         apply  to  automobiles placed in service after 6/18/84  that  are
  1599.         also adjusted for business use percentage.
  1600.  
  1601.  
  1602.                                SECTION 179 VENDOR
  1603.  
  1604.              This  field  is twenty character  alphanumeric  that  allows
  1605.         entry of the name of the vendor from whom you purchase the asset.
  1606.         This information is required to be maintained for any asset  that
  1607.         you make an expense election under Code Section 179.
  1608.  
  1609.                                  LISTED PROPERTY
  1610.  
  1611.              Listed  property  is  the  following  properties  placed  in
  1612.         service
  1613.              after June 18, 1984:
  1614.                 Automobiles
  1615.                 Other property used for transportation
  1616.                 Property used for entertainment, recreation or amusement
  1617.                 Computers and related peripheral equipment
  1618.                 Also Cellular telephone place in service after 1989
  1619.              This  field  requires  a code made available on  a  look  up
  1620.         table.  Press  <F2>  to open the look up screen  and  select  the
  1621.         correct  code.
  1622.              <N> not applicable or not listed property
  1623.              <A> automobile
  1624.              <O> other listed property (including vehicles over 6,000 lbs.)
  1625.  
  1626.  
  1627.                           LISTED PROPERTY LOOKUP TABLE
  1628.  
  1629.              Select  an  option for listed property.  Select <N>  if  the
  1630.         property  is not listed property.  Select <A> if the property  is
  1631.         an automobile. Select <O> for other listed property.  Use the  up
  1632.         and down arrow keys and press <Enter> to select the listed property
  1633.         option.
  1634.  
  1635.  
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.  
  1640.                                         23
  1641.  
  1642.  
  1643.                                    CONVENTION
  1644.  
  1645.              This field will automatically calculate for assets placed in
  1646.         service  after 1986, if the program is allowed to  calculate  for
  1647.         the year the asset is placed in service.
  1648.              Manually  set the convention for any assets if  the  program
  1649.         does not calculate for the year the asset is placed in service.
  1650.  
  1651.              Press <F2> to open the look up screen and select the correct
  1652.         code for the convention.
  1653.                   [HY] half year convention.
  1654.                   [MQ] mid quarter convention.
  1655.                   [MM] mid-month convention for real property.
  1656.              Under  MACRS  the HY and MQ conventions will lock  when  you
  1657.         advance past the second calculation year.
  1658.  
  1659.              When advancing into a new year, a message will appear asking
  1660.         if you desire to lock the second oldest year.
  1661.         Answer  yes if:
  1662.         1.  you  are  finished with any changes to the  assets
  1663.         2.  you have calculated for that year
  1664.         3.  you  have  made  all  the print  outs  for that year
  1665.  
  1666.            ACRS  conventions are reflected in the table  percentages.  Pre
  1667.         1981 assets are pro-rated by the number of months in use.
  1668.  
  1669.  
  1670.                              CONVENTION LOOKUP TABLE
  1671.  
  1672.              For MACRS property the convention will automatically be  set
  1673.         by the program, when the program is allowed to calculate for  the
  1674.         year  this  property is placed into service. Set  the  convention
  1675.         manually,  when the program does not calculate for the year  this
  1676.         asset is placed into service.  Use the up and down arrow keys and
  1677.         press <Enter> to select the convention.
  1678.  
  1679.                                       BASIS
  1680.  
  1681.              The program will calculate this field, from your entries  in
  1682.         the previous fields.  This is basis available to be depreciated.
  1683.  
  1684.  
  1685.                                     AMT TYPE
  1686.  
  1687.              This field requires a code from the AMT Type look up  table.
  1688.         Press  <F2>  to open the look up screen and  select  the  correct
  1689.         code.  Select the correct AMT Type code when adding an asset  and
  1690.         the program will set default methods and lives in the AMT books.
  1691.  
  1692.              The  life  or  period  of  personal  property  assets   vary
  1693.         significantly,  the  default is 12 years.  Edit  and  change  all
  1694.         lives that are different according to IRS Publication 534.
  1695.  
  1696.  
  1697.  
  1698.  
  1699.  
  1700.                                         24
  1701.  
  1702.  
  1703.                       ALTERNATIVE MINIMUM TAX LOOKUP TABLE
  1704.  
  1705.              Select  the required Alternative Minimum Tax  Category.   By
  1706.         completing this field the AMT Book will be completed with default
  1707.         methods and lives. The life or period of personal property assets
  1708.         vary  significantly,  the default is set to 12 years.   Edit  all
  1709.         lives  that  are  different according  to  IRS  Publication  534.
  1710.         Remember AMT is computed on accelerated depreciation only.
  1711.  
  1712.  
  1713.                                  ADJUSTED BASIS
  1714.  
  1715.              This  field  appears  only when you select <O>  in  the  ITC
  1716.         option  field  and  the asset was placed  into  service  in  1983
  1717.         through  1985.  Enter  here the basis adjustment  amount  or  the
  1718.         amount you wish to subtract from the depreciable basis.
  1719.  
  1720.                                      TABLES
  1721.  
  1722.              In this field enter <Y> for yes if you wish to use IRS MACRS
  1723.         percentage  tables.   Enter  <N> for the  program  to  use  MACRS
  1724.         formulas  for  the  calculations.  This field  applies  to  MACRS
  1725.         calculations only.
  1726.              If  you  use the percentages from the tables to  figure  the
  1727.         depreciation deduction for an item, you must continue to use  the
  1728.         tables for the entire recovery life of the property.
  1729.              You  cannot  continue  to  use the tables  if  there  is  an
  1730.         adjustment to basis for reasons other than:
  1731.                 Depreciation allowed or allowable
  1732.                 Addition, reduction or improvement to the property
  1733.                 Short tax year
  1734.  
  1735.         TIP: Automobiles placed in service in the current year will yield
  1736.         a higher deduction in the later years if you choose  calculations
  1737.         over  tables.   See Passenger Automobiles in the  Tax  Rules  and
  1738.         Considerations Chapter.
  1739.  
  1740.  
  1741.                                 CURRENT DEDUCTION
  1742.  
  1743.              Select  NONE  as the method. This field will  appear  during
  1744.         calculate  and  allow manual entry of the desired  current  years
  1745.         depreciation  deduction  for each book that NONE is  the  method.
  1746.         The  method NONE must be selected for each book you wish to  make
  1747.         active.   NONE  will not default to other books  during  the  add
  1748.         routine.
  1749.  
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.                                         25
  1761.  
  1762.  
  1763.         Chapter 7  PERFORMING CALCULATIONS
  1764.  
  1765.                          CALCULATING CURRENT DEDUCTIONS
  1766.  
  1767.         From the <C>alculate pulldown menu select <F>ull Year.
  1768.  
  1769.              This  option  calculates depreciation for a  full  12  month
  1770.         year.    A  dialog box will show the year entered for  the  first
  1771.         year  of calculation or the last year actually calculated.  Enter
  1772.         the next year to calculate.  Calculate each year in order, do not
  1773.         omit  any  years.  This will keep  the  accumulated  depreciation
  1774.         totals correct.  The program will allow you to calculate one year
  1775.         before and one year after the last year calculated. Press <Enter>
  1776.         or   push  <O>  for  OK  to  calculate.   Press  <N>  to   cancel
  1777.         calculations.
  1778.  
  1779.              If  the method NONE is selected for an asset, a screen  will
  1780.         appear  asking  for  the manual  entry  of  current  depreciation
  1781.         deduction  for each asset in each book that NONE is  the  method.
  1782.         The dialog box will show the Asset ID, description of the  asset,
  1783.         the  year of calculation, the book name in the lower left  corner
  1784.         and the file name in the lower right corner.
  1785.  
  1786.  
  1787.                              OPEN CALCULATION YEARS
  1788.  
  1789.              To  allow for entering assets and changing data in one  year
  1790.         at  closing and beginning a new year with new assets, FApro  will
  1791.         keep  two years open at one time.  This is convenient to work  on
  1792.         one  year's  tax return, while running projections for  the  next
  1793.         year  with new assets added to old assets.  Once you  advance  to
  1794.         the  third year the conventions are locked in the oldest  of  the
  1795.         three years, allowing only two years to remain open.
  1796.  
  1797.              After conventions are locked, they are not changed by adding
  1798.         or deleting assets in later years.  Before locking conventions, a
  1799.         message will appear asking if you desire to lock a specific year.
  1800.         Answer  yes if you are finished with changes to assets, you  have
  1801.         calculated for the year and made print outs for the year.
  1802.  
  1803.  
  1804.  
  1805.  
  1806.  
  1807.  
  1808.  
  1809.  
  1810.  
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.  
  1815.  
  1816.  
  1817.  
  1818.  
  1819.  
  1820.                                         26
  1821.  
  1822.  
  1823.         Chapter 8  PRINTING REPORTS
  1824.  
  1825.                                 PRINTING REPORTS
  1826.  
  1827.         From the Main menu select <R>eports.
  1828.  
  1829.              This menu option allows you to print six different  reports.
  1830.         Upon  selecting a report to print you will access a print  dialog
  1831.         box  that  will  allow you to sort in different  ways,  send  the
  1832.         information to the printer, the screen or a file, select the year
  1833.         of  a report, or change to a different printer.  Help on  how  to
  1834.         use the dialog box is available. Press <Tab> to move to the  help
  1835.         bar.  Press <Enter> at any time on this menu to accept the screen
  1836.         and advance to the report.
  1837.  
  1838.                                  SUMMARY REPORT
  1839.  
  1840.         Select <S>ummary.
  1841.  
  1842.              This  report prints a summary of most of the details of  the
  1843.         data  entry  screen.  You may sort in seven different  orders  as
  1844.         selected on the dialog box.  The report is printed for one of the
  1845.         two  active  years.   Print the report to the screen  or  to  the
  1846.         printer.
  1847.  
  1848.                                    TAX REPORT
  1849.  
  1850.         Select <T>ax.
  1851.  
  1852.              This report is a Depreciation Summary Expense Report. Totals
  1853.         are by Class within the sort order you specify.
  1854.  
  1855.                              ANNUAL ACTIVITY REPORT
  1856.  
  1857.         Select <A>nnual Activity.
  1858.  
  1859.              This  report is an Annual Activity Report with current  year
  1860.         acquisitions and dispositions listed.
  1861.  
  1862.                                 ANNUAL AMT REPORT
  1863.  
  1864.         Select Annual A<M>T.
  1865.  
  1866.              This  report  is  an Alternative  Minimum  Tax  Depreciation
  1867.         Report.  It  will  show depreciation  adjustments  by  total  and
  1868.         depreciation  preference  items  individually.  The  totals   are
  1869.         separated to be used on IRS Form 6251 when the AMT type codes are
  1870.         set properly and the lives are set to the proper class life.
  1871.  
  1872.  
  1873.  
  1874.  
  1875.  
  1876.  
  1877.  
  1878.  
  1879.  
  1880.                                         27
  1881.  
  1882.  
  1883.                            LIFETIME PROJECTION REPORT
  1884.  
  1885.         Select <P>rojection.
  1886.  
  1887.              This  report is a Lifetime Projection Report on  one  asset.
  1888.         Choose an asset by entering the asset's ID.  The projection  will
  1889.         compare  the  asset's  tax method to straight  line  method.   An
  1890.         Alternative  Minimum Tax depreciation projection is shown if  the
  1891.         AMT Type is set.
  1892.  
  1893.                                 FIXED ASSET CARD
  1894.  
  1895.         Select <F>ixed Asset Card.
  1896.  
  1897.              This  report  will print all the data on an  asset  for  the
  1898.         active  book.   Choose All to see the entire  file.   Specify  by
  1899.         asset ID to see one asset.  Select All  and send to the  printer,
  1900.         to print your assets three to a sheet of paper.
  1901.  
  1902.  
  1903.  
  1904.                              **** PRINT OPTIONS ****
  1905.  
  1906.         The  following are user selectable options on the  Print  Options
  1907.         Dialog Box. This screen displays each time a report is selected.
  1908.  
  1909.                                    SORT ORDER
  1910.  
  1911.              Use  the  arrow keys to select a sort  order  preference  or
  1912.         press  the highlighted letter or click on it with a  mouse.   The
  1913.         assets will be arranged in ascending order.
  1914.  
  1915.                                     ASSET ID
  1916.  
  1917.              This  option only appears for the Projection or Fixed  Asset
  1918.         Card reports. Type the asset ID of the asset you desire to  print
  1919.         a Projection or a Fixed Asset Card.
  1920.  
  1921.                               ASSET ID LOOKUP TABLE
  1922.  
  1923.              This is a list of the ASSET IDs entered in this file.  Press
  1924.         <F2> to view Asset ID's.  Use the up and down arrow keys and then
  1925.         press <Enter> to make your selection.
  1926.  
  1927.                                  SEND REPORT TO
  1928.  
  1929.              Use  the  arrow keys, the mouse or press  <Alt>  +  and  the
  1930.         highlighted  letter  together to select the destination  of  your
  1931.         report.  When you choose to send the report to  a file, the  File
  1932.         Name field will appear.  Tab to file name and type in a name  for
  1933.         the  report.   If  no  name  is  entered,  the  report  will   be
  1934.         automatically be labeled Report.TXT.  When you send the report to
  1935.         the  printer,  you may change the port and   default  printer  if
  1936.         desired.
  1937.  
  1938.  
  1939.  
  1940.                                         28
  1941.  
  1942.  
  1943.                                 REPORT FILE NAME
  1944.  
  1945.              The  file  name  is  any legal  DOS  file  name  without  an
  1946.         extension.  A file name can only be eight characters long.   Type
  1947.         in  the name of the file or use the pick list to select  a  file.
  1948.         If  you  do  not  designate  a  report  name,  the  program  will
  1949.         automatically name it REPORT.TXT.
  1950.  
  1951.                                    REPORT YEAR
  1952.  
  1953.              Select  with arrow keys, use the mouse or press the <Alt>  +
  1954.         the  highlighted 1 or 2 together, to select one of the two  years
  1955.         available for reports.
  1956.  
  1957.                                       PORT
  1958.  
  1959.              Select  by using the arrow keys, the mouse or press <Alt>  +
  1960.         the  highlighted  letter together to choose one  of  the  printer
  1961.         ports connected.  The default is LPT 1 and the most commonly used
  1962.         port.
  1963.  
  1964.                                 PRINTER PICK LIST
  1965.  
  1966.              The  default printer is highlighted.  For this  report,  you
  1967.         may choose any other printer desired.
  1968.  
  1969.  
  1970.  
  1971.  
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.  
  1986.  
  1987.  
  1988.  
  1989.  
  1990.  
  1991.  
  1992.  
  1993.  
  1994.  
  1995.  
  1996.  
  1997.  
  1998.  
  1999.  
  2000.                                         29
  2001.  
  2002.  
  2003.         Chapter 9  INCOME TAX RULES AND CONSIDERATIONS
  2004.  
  2005.              This  chapter is a brief summary of  definitions  and  rules
  2006.         contained  in  IRS Publication  534-Depreciation.   Consult  this
  2007.         publication  along  with  other  more  detailed  tax  information
  2008.         services when a question arises.
  2009.  
  2010.                                   Amortization
  2011.  
  2012.              Amortization is similar to depreciation.  It allows cost  or
  2013.         basis  recovery  for certain property  proportionately  (straight
  2014.         line)  over a stated number of years or months.  Some costs  that
  2015.         can be amortized are costs of starting a business,  reforestation
  2016.         and  pollution control facilities, construction  period  interest
  2017.         and  taxes,  costs  of acquiring a lease,  trademarks  and  trade
  2018.         names.
  2019.  
  2020.                              Alternative minimum tax
  2021.  
  2022.              If  you use accelerated depreciation for real  property,  or
  2023.         personal  property  placed  in service  after  1986  or  personal
  2024.         property  that is leased to others placed in service before  1987
  2025.         you  may be liable for the alternative minimum tax.   Accelerated
  2026.         depreciation is any method, including MACRS and ACRS, that allows
  2027.         recovery at a faster rate in the earlier years than the  straight
  2028.         line method.
  2029.  
  2030.         Tangible Property Placed In Service After 1986
  2031.              For  AMT  purposes,  you must  use  the  alternate  modified
  2032.         accelerated cost recovery system (alternate MACRS) to  depreciate
  2033.         tangible  property  placed in service after 1986 (or  after  July
  2034.         1986  if you elected to use MACRS). Depreciation using  alternate
  2035.         MACRS  is generally figured using the SL method over a  specified
  2036.         recovery  period.  Refer to the current issue of IRS  Publication
  2037.         534  for the correct class life for your type of property to  use
  2038.         for  AMT  book. However, to figure AMT depreciation  on  personal
  2039.         property  (other  than  property  depreciated  for  regular   tax
  2040.         purposes  under the SL method), you must use the 150%  DB  method
  2041.         over the alternate MACRS recovery period.
  2042.  
  2043.         Accelerated Real Property Placed In Service Before 1987
  2044.              For AMT purposes, the depreciation or amortization you  took
  2045.         for  regular  tax  purposes on real property  placed  in  service
  2046.         before  1987, minus the depreciation you would have been  allowed
  2047.         under the SL method is a tax preference item.
  2048.  
  2049.         Accelerated  Leased  Personal Property Placed in  Service  Before
  2050.         1987
  2051.              The  depreciation  or amortization you took during  the  tax
  2052.         year   on   personal  property  leased  to  others,   minus   the
  2053.         depreciation that would have been allowed using the SL method, is
  2054.         a tax preference item.
  2055.  
  2056.  
  2057.  
  2058.  
  2059.  
  2060.                                         30
  2061.  
  2062.  
  2063.                               Partial business use
  2064.  
  2065.              If  you use property for both business and nonbusiness  use,
  2066.         you  can  deduct  depreciation only for the  part  used  in  your
  2067.         business.  Nonbusiness use is not deductible.
  2068.  
  2069.                              Partial investment use
  2070.  
  2071.              If  you  hold  property for both production  of  income  and
  2072.         nonbusiness  use, you can deduct depreciation only for  the  part
  2073.         held  for  the  production of income.   Nonbusiness  use  is  not
  2074.         deductible.
  2075.  
  2076.                                       Land
  2077.  
  2078.              Land can never be depreciated.  This generally includes  the
  2079.         cost  of  clearing, grading, planting,  and  landscaping  because
  2080.         these  expenses are all part of the land cost.  However, you  can
  2081.         depreciate certain land preparation costs if they are so  closely
  2082.         associated  with  a  depreciable asset that  it  is  possible  to
  2083.         determine a life for the preparation costs along with the life of
  2084.         the asset with which it is associated.
  2085.  
  2086.                                  Listed property
  2087.  
  2088.              There  are  special rules that limit  the  depreciation  and
  2089.         section  179 deductions you can claim on  passenger  automobiles,
  2090.         other transportation vehicles, home computers, and certain  other
  2091.         property  placed  in service after June 18, 1984.   In  addition,
  2092.         special rules apply if the property is not used more than 50%  in
  2093.         a qualified business use during the year.
  2094.  
  2095.                         Section 179 Deduction "Expensing"
  2096.  
  2097.              Expensing  applies to property acquired by purchase for  use
  2098.         in  an  active  conduct of a trade or  business   and  placed  in
  2099.         service after 1981.
  2100.              You  can elect to treat all or part of the cost  of  certain
  2101.         qualifying   property  as  an  expense  rather  than  a   capital
  2102.         expenditure.   This means you can deduct all or part of the  cost
  2103.         in  one  year rather than taking depreciation  deductions  spread
  2104.         over several years.  You must decide for each item of  qualifying
  2105.         property  whether  to  deduct, subject to the  yearly  limit,  or
  2106.         capitalize and depreciate its cost.  If you make the election for
  2107.         a  section 179 deduction, you can deduct a limited amount of  the
  2108.         cost  of  qualifying  property in the first year  you  place  the
  2109.         property in service.
  2110.              Placed in service - property is considered placed in service
  2111.         in the tax year it is first ready and available for its specified
  2112.         use, whether in a trade or business, the production of income,  a
  2113.         tax exempt activity, or a personal activity.
  2114.              Qualifying  property  -  is  depreciable  property  that  is
  2115.         section  1245 property and that is bought for use in  the  active
  2116.         conduct  of your trade or business.  You cannot elect  to  deduct
  2117.         the  cost of property held merely for the production  of  income.
  2118.  
  2119.  
  2120.                                         31
  2121.  
  2122.  
  2123.         Nor  can  you take depreciation to the extent that you  elect  to
  2124.         deduct  the cost of the property.  The decision whether  property
  2125.         is  section 1245 property is made in the first year the  property
  2126.         is placed in service.
  2127.              Deduction  limit  - the total cost you can elect for  a  tax
  2128.         year cannot exceed $10,000 currently.  The limit applies to  each
  2129.         taxpayer.   A  married couple is considered one  taxpayer.   This
  2130.         limit can be reduced by certain other provisions.
  2131.              Investment  limit - for each dollar of cost of section  1245
  2132.         property  placed in service in excess of $200,000 in a tax  year,
  2133.         the $10,000 maximum is reduced by one dollar.
  2134.              Taxable  income limit - the total cost that can be  deducted
  2135.         in  each  year is limited to the taxable income from  the  active
  2136.         conduct of any trade or business during the tax year.  This limit
  2137.         is not applied within the program, Fixed Asset Pro.
  2138.              Passenger  automobiles  -  are limited  to  the  first  year
  2139.         depreciation allowed for autos.
  2140.              Partnerships  and S Corporations - the limits apply  to  the
  2141.         separate entity and also to each taxpayer.
  2142.              Records  -  you must maintain records that  permit  specific
  2143.         identification of each piece of section 179 property and show how
  2144.         and from whom the property was acquired and when it was placed in
  2145.         service.
  2146.              Recapture  -  if you deduct the cost of property  placed  in
  2147.         service after 1986 and the property is not used more than 50%  in
  2148.         a  trade  or  business for any tax year before  the  end  of  the
  2149.         property's  recovery  period,  you must  include  in  income  the
  2150.         benefit derived.
  2151.  
  2152.                 Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS)
  2153.  
  2154.              MACRS  applies  to all tangible property placed  in  service
  2155.         after   1986.   MACRS  provides  two  systems  for   depreciating
  2156.         property.   The  main  system  is  referred  to  as  the  General
  2157.         Depreciation  System  (GDS) and applies to  most  property.   The
  2158.         second  system  is referred to as  the  Alternative  Depreciation
  2159.         System (ADS).  Unless ADS is specifically required by law or  you
  2160.         elect  it,  GDS  is generally used  to  figure  you  depreciation
  2161.         deduction.
  2162.              Real  property  acquired before 1987 that  is  changed  from
  2163.         personal  use  to a business or income producing use  after  1986
  2164.         must be depreciated under MACRS
  2165.              Straight  line  election - instead of  using  the  declining
  2166.         balance methods, you can elect to use the SL method over the  GDS
  2167.         (regular  MACRS)  recovery period.  The election to  use  the  SL
  2168.         method  for one item in a property class applies to all  property
  2169.         placed in service in the tax year of the election.
  2170.              150%  Election over ADS - Instead of using the 200% or  150%
  2171.         declining  balance methods over the GDS(regular  MACRS)  recovery
  2172.         period,  you can elect to use the 150% declining  balance  method
  2173.         over the ADS (alternate MACRS) recovery period.  The election  to
  2174.         use the 150% declining balance method for one item in a  property
  2175.         class applies to all property in that class placed in service  in
  2176.         the tax year of the election.
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.                                         32
  2181.  
  2182.  
  2183.                                 Farm Restrictions
  2184.              Property placed in service after 1988 in a farming  business
  2185.         is depreciated using the 150% declining balance method instead of
  2186.         the 200% declining balance method.
  2187.              If  you elect not to apply the uniform capitalization  rules
  2188.         to  any  product  in  a farming business you  must  use  the  ADS
  2189.         (alternate MACRS)
  2190.  
  2191.                                       MACRS
  2192.                              5 Methods Summary Table
  2193.         GDS
  2194.              Method         Life
  2195.              200DB  - 200%DB over GDS recovery life
  2196.              150DB  - 150%DB over GDS recovery life
  2197.              GDSSL  - SL over GDS recovery life (must elect)
  2198.              ADSDB  - 150%DB over ADS recovery life (must elect)
  2199.  
  2200.         ADS (Alternate MACRS)
  2201.              ADSSL  - SL over ADS recovery life
  2202.  
  2203.         You can elect to use ADS for property  that qualifies for GDS.
  2204.         The GDS recovery periods are generally shorter than ADS  recovery
  2205.         periods.
  2206.  
  2207.                                   ADS Required
  2208.  
  2209.              ADS  (alternate MACRS) method of computing  depreciation  is
  2210.         required for:
  2211.              tangible   property   used   during   the   tax    year
  2212.                   predominantly outside of the United States
  2213.              tax-exempt use property
  2214.              property  financed  by an obligation  the  interest  of
  2215.                   which is tax exempt
  2216.              listed property not used predominately in business
  2217.              farmers electing not to apply uniform capitalization
  2218.  
  2219.               The  election of the ADS (alternate MACRS) method  for
  2220.         one  item  in a property class applies to all  property  in  that
  2221.         class  placed  in  service  in the  tax  year  of  the  election.
  2222.         However, the election applies on a property by property basis for
  2223.         nonresidential real and residential rental property.
  2224.              Once  you  elect  to use the ADS  (alternate  MACRS)  method
  2225.         for  an item of property, you cannot switch to any  other  method
  2226.         for that property.
  2227.              Mandatory use of the SL method for listed property does  not
  2228.         have  a  binding  effect on other depreciable  property  in  that
  2229.         class.
  2230.                                 Tables for MACRS
  2231.  
  2232.              If  you  use the percentages from the tables to  figure  the
  2233.         depreciation deduction for an item of property, you must continue
  2234.         to use the tables to figure the deductions for this property  the
  2235.         entire recovery period of the property.  You cannot continue to
  2236.         use  the tables if there are any adjustments to the basis of  the
  2237.         property for reasons other than:
  2238.  
  2239.  
  2240.                                         33
  2241.  
  2242.  
  2243.              (1) Depreciation allowed or allowable, or
  2244.  
  2245.              (2) An addition or improvement to that property  depreciated
  2246.                  as a separate item of property
  2247.  
  2248.                               Passenger Automobiles
  2249.  
  2250.              For  passenger automobiles placed in service after June  18,
  2251.         1984,  the  total of the section 179 deduction  and  depreciation
  2252.         deduction  is  limited.   The  limit is  indexed  each  year  for
  2253.         inflation.
  2254.  
  2255.         TIP..Apply the section 179 deduction to non-auto assets when  the
  2256.         depreciation  deduction  for  autos  reach  the  maximum  allowed
  2257.         without the section 179 deduction.
  2258.  
  2259.              If you choose to use the standard mileage rate in the  first
  2260.         year of business use, you are considered to have made an election
  2261.         not  to use depreciation, since the standard mileage rate  allows
  2262.         for depreciation.  You also cannot claim section 179 deduction.
  2263.              If you change to the actual cost method in a later year, but
  2264.         before  your  car is considered fully depreciated,  you  have  to
  2265.         estimate the useful life of the car and use SL depreciation.
  2266.  
  2267.         TIP..Depreciation   deductions  will  be  increased  during   the
  2268.         unrecovered  basis  years for an auto if  calculations  are  used
  2269.         versus using the tables.  If you have not yet used the tables for
  2270.         this automobile, then consider using calculations.
  2271.  
  2272.  
  2273.                     Listed Property with Partial Business Use
  2274.  
  2275.              If listed property is placed in service after June 18,  1984
  2276.         is not used predominantly (more than 50%) in a qualified business
  2277.         use during the year, the section 179 deduction on the property is
  2278.         not  allowed  and  the property must  be  depreciated  using  the
  2279.         SL  method.   The  mandatory  use of the  SL  method  for  listed
  2280.         property  is not an election of the SL method for other  property
  2281.         in the same class as the listed property.
  2282.  
  2283.                              Qualified Business Use
  2284.  
  2285.              A  qualified  business  use  is any use  in  your  trade  or
  2286.         business.  This does not include use of property held merely  for
  2287.         the  production of income (investment use).   Qualified  business
  2288.         use  does  not  include certain uses by a  5%  owner  or  related
  2289.         persons.
  2290.  
  2291.                                  Investment Use
  2292.  
  2293.              The  use of listed property in the production of  income  is
  2294.         not  a qualified business use.  Whether the use of the SL  method
  2295.         is required for listed property is determined by reference to the
  2296.         qualified   business   use   rather   than   be   reference    to
  2297.         business/investment use.
  2298.  
  2299.  
  2300.                                         34
  2301.  
  2302.  
  2303.                               Predominate Use Test
  2304.  
  2305.              Listed  property  is  predominantly  used  in  a  qualified
  2306.         business  use for any tax year if the business use is  more  than
  2307.         50%  of  the  total  use of  the  property.   The  percentage  of
  2308.         investment  use of listed property is not part of the  percentage
  2309.         of qualified business use for purposes of the more than 50% test.
  2310.         However,  the  combined total of business and investment  use  is
  2311.         taken into account to figure the depreciation deduction.
  2312.  
  2313.                      Accelerated Cost Recovery System (ACRS)
  2314.  
  2315.              ACRS is used for most tangible depreciable assets placed  in
  2316.         service after 1980 and before 1987.  You must continue to  figure
  2317.         your  depreciation under ACRS for assets placed in service  after
  2318.         1980  and before 1987.  You must use MACRS for assets  placed  in
  2319.         service after 1986.
  2320.              ACRS allows you to recover the unadjusted basis of  recovery
  2321.         property over a recovery period.  Your property's recovery period
  2322.         is determined by its recovery class.  The recovery class of  your
  2323.         property  is  3-year, 5-year, 10-year, 15-year, 18-year,  or  19-
  2324.         year.  A recovery percentage for each year of the recovery period
  2325.         is  prescribed for figuring your ACRS deduction.  You cannot  use
  2326.         ACRS  for  property you placed in service before  1981  or  after
  2327.         1986.  Nor can ACRS be used for intangible depreciable property.
  2328.  
  2329.                               Alternate ACRS Method
  2330.  
  2331.              At your election you could have used a method for recovering
  2332.         the  unadjusted  basis  of your recovery  property  that  used  a
  2333.         recovery  percentage  based on a modified straight  line  method.
  2334.         This  alternative  ACRS method generally used  percentages  other
  2335.         than  those from the tables.  If you elected the  alternate  ACRS
  2336.         method, you used the following schedule for other than 18 and  19
  2337.         year  real  property  and low-income  housing  to  determine  the
  2338.         recovery period.
  2339.  
  2340.         In the case of:               You could elect recovery period:
  2341.         3-year property               3, 5 or 12 years
  2342.         5-year property               5, 12 or 25 years
  2343.         10-year property              10, 12, or 35 years
  2344.         15-year property              15, 35 or 45 years
  2345.  
  2346.              In  the case of 3, 5 and 10-year property if you elected  to
  2347.         use  an  alternative recovery period, you have to  use  the  same
  2348.         period for all property in that class that you placed in  service
  2349.         in  that tax year and it applies throughout the  recovery  period
  2350.         you selected.
  2351.         A half year convention also will apply to Alternate ACRS Method.
  2352.  
  2353.                       Depreciating Property Not Under MACRS
  2354.  
  2355.              If  your property can be depreciated under MACRS,  you  must
  2356.         use  MACRS.  If your property is already being depreciated  under
  2357.         ACRS or MACRS, you must continue to use the methods and rules for
  2358.  
  2359.  
  2360.                                         35
  2361.  
  2362.  
  2363.         depreciation applicable when you placed the property in service.
  2364.         Certain  property because of special rules that exclude  it  from
  2365.         MACRS cannot use MACRS.  If property is excluded, use one of  two
  2366.         of the reasonable methods used before 1981.
  2367.  
  2368.                                Reasonable Methods
  2369.  
  2370.              Two reasonable methods of depreciation used before 1981  are
  2371.         the straight line and the declining balance methods.  If ACRS  or
  2372.         MACRS  does not apply, you can use one of these  methods.   These
  2373.         methods are not calculated the same as straight line or declining
  2374.         balance methods under MACRS.
  2375.  
  2376.  
  2377.                                 Changing Methods
  2378.  
  2379.              In  some cases, you may change your method  of  depreciation
  2380.         for  property  depreciated under a  reasonable method.   You  can
  2381.         change from the declining balance method to the SL method at  any
  2382.         time during the useful life of your property without IRS consent,
  2383.         unless you have a written agreement with the IRS not to change.
  2384.  
  2385.  
  2386.           Depreciation in the Year of Purchase of Sale (Pre 1981 Rules)
  2387.  
  2388.              In  determining depreciation in the year of acquisition,  it
  2389.         was proper to treat an asset as having been held a full month  if
  2390.         it  was acquired on or before the 15th of the month,  If  it  was
  2391.         acquired   after   the   15th,  the  month   was   not   counted.
  2392.         Consistently,  it was proper to count the disposition month  only
  2393.         if the asset was disposed of after the 15th.
  2394.  
  2395.  
  2396.  
  2397.  
  2398.  
  2399.  
  2400.  
  2401.  
  2402.  
  2403.  
  2404.  
  2405.  
  2406.  
  2407.  
  2408.  
  2409.  
  2410.  
  2411.  
  2412.  
  2413.  
  2414.  
  2415.  
  2416.  
  2417.  
  2418.  
  2419.  
  2420.                                         36
  2421.  
  2422.  
  2423.         APPENDIX A - Cursor Movements
  2424.  
  2425.         The following is a description of special key assignments in the
  2426.         selected mode.
  2427.  
  2428.                          VIEWING ASSETS IN TABLE FORMAT
  2429.  
  2430.              <Home>    - takes you to the far left of the screen which is
  2431.                          asset ID
  2432.              <Arrows>  - use the up and down arrow keys to  highlight  an
  2433.                          asset
  2434.              <End>     - takes you to the far right of the screen which
  2435.                          is basis
  2436.              <Enter>   - highlight the record you desire and press  enter
  2437.                          this will quickly access the record
  2438.              Scroll    - use the mouse with the side scroll bar  to  move
  2439.                          quickly
  2440.              <Esc>     - escape will leave the view record option
  2441.  
  2442.  
  2443.                             VIEWING REPORTS ON SCREEN
  2444.  
  2445.              <Arrow>     -  move right, left and up and down
  2446.              <Page Up>
  2447.              <Page Down> - move a screen at a time
  2448.              <Home>      - move to the far left of the report
  2449.              <End>       - move to the far right of the report
  2450.              <Esc>       - end viewing on the screen.
  2451.  
  2452.         To send selected portions of the report to the printer:
  2453.              Move the first line to be printed to the top of the screen.
  2454.              Press <F7> to mark.
  2455.              Move the last line to be printed to the top of the screen.
  2456.              Press <F8> to mark.
  2457.              Check to see if printer is online.
  2458.              Press <Ctrl>+<K><P> to print.
  2459.  
  2460.                           MOVING ABOUT IN A DIALOG BOX
  2461.  
  2462.              To move to fields:
  2463.                   Use the <tab key> to move forward from field to field
  2464.                   <Shift+tab> to move backward from field to field
  2465.                   Press the <Alt> key and the highlighted letter
  2466.                   Use a mouse to click on the titles  on  the  screen  to
  2467.                     move to that area.
  2468.  
  2469.                                   FIELD EDITING
  2470.  
  2471.              Cursor Movement
  2472.                   <Arrow left or right> - one character left or right
  2473.                   <Ctrl+left> or <Ctrl+right> - one word left or right
  2474.                   <Home> - beginning of the field
  2475.                   <Up or down arrow> - up or down one field
  2476.                   <Tab> or <Shift+Tab> - forward or backward one field
  2477.              Insertion and Deletion
  2478.  
  2479.  
  2480.                                         37
  2481.  
  2482.  
  2483.                   <Delete> - deletes one character at cursor
  2484.                   <Backspace> - deletes character at left of cursor
  2485.                   <Ctrl+Y> - clears entire field
  2486.                   <Ctrl+End> - deletes from cursor to the end of field
  2487.                   <Ctrl+Home> - deletes from beginning of field to cursor
  2488.                   <Insert key> - turns insert mode on and off
  2489.              Other
  2490.                   <Enter> - accept contents of field
  2491.                   <Ctrl+R> - restore original contents of field
  2492.                   <Esc> - abandon changes return to menu
  2493.              Function keys
  2494.                   <F1> - Help
  2495.                   <F2> - Lookup
  2496.                   <F3> - Exit program
  2497.                   <F4> - Copies field from previous record
  2498.                   <F5> - Status of asset
  2499.                   <F6> - not used
  2500.                   <F7> - not used
  2501.                   <F8> - not used
  2502.                   <F9> - Rebuild totals
  2503.                   <F10> - Save and Exit
  2504.  
  2505.                                  USING THE MOUSE
  2506.  
  2507.              Main  Menu - Click once to  select  an option
  2508.              Menu  Item - Click twice, once moves the highlight  and  the
  2509.                           second click selects the item.
  2510.              Dialog  Boxes - Click on titles on the screen  to  move  to
  2511.                           that item.   Click on the file name to accept
  2512.                           that file.
  2513.              Close - Click on the button in the upper left hand corner of
  2514.                           the box.
  2515.              Escape - Right mouse button
  2516.              <Enter> - Left mouse button
  2517.              Help - Click both right and left button at same time.
  2518.              Resize  screens - Place the cursor on the bottom right  hand
  2519.                           corner  of the frame. Click the left mouse
  2520.                           button and hold  down, if a  double  arrow
  2521.                           appears you can  resize  the  box.  Click,
  2522.                           hold  and  move  the  left mouse button to
  2523.                           resize. The help screen  will remain  this
  2524.                           size until changed.
  2525.              Move  screens  -  Click on the top frame of the  box,  if  a
  2526.                           double arrow appears you can move the box.
  2527.                           Click and hold the left  mouse  button  to
  2528.                           move. The help screen will  remain  in the
  2529.                           new position until changed.
  2530.              Scroll  bar - A scroll bar appears on  the right side or
  2531.                           the bottom of  the screen  to move quickly
  2532.                           forward  or  backward  or  right  or left.
  2533.                           Click  and  hold the  left button  on  the
  2534.                           elevator and  drag  to  the area  desired.
  2535.                           Or click on an arrow to move one  line  or
  2536.                           space at a time. Or click on  any  desired
  2537.                           location on the scroll bar.
  2538.  
  2539.  
  2540.                                         38
  2541.  
  2542.  
  2543.         APPENDIX B - Summary of Depreciation Effective Dates
  2544.  
  2545.         Depreciation rules generally in effect:
  2546.  
  2547.         Pre 1981 rules and CLADR
  2548.              Before 1981
  2549.  
  2550.         ACRS
  2551.              After 1980 and before 1987
  2552.  
  2553.         First Year Additional Depreciation
  2554.              Repealed after 1980
  2555.  
  2556.         Section 179 Expensing
  2557.              Allowed after 1981 limit of $5,000.00
  2558.              After 1986 limit of $10,000.00
  2559.  
  2560.         MACRS
  2561.              After 1986
  2562.              After 1988   Farmers cannot use 200% Declining Balance
  2563.              After  4/88   Tax years beginning after this date  disregard
  2564.              property placed in service and disposed of in the same year
  2565.              for the 40% mid-quarter test
  2566.  
  2567.         Listed Property
  2568.              Rules in effect after 6/18/84
  2569.              Cellular phone listed property after 1989
  2570.  
  2571.         Investment Tax Credit - regular
  2572.              Before 1981  useful life of 3-5 years 1/3 cost @ 10%
  2573.                           useful life of 5-7 years 2/3 cost @ 10%
  2574.                           useful life of 7 + years total cost @ 10%
  2575.              After 1980   useful life of 3 years 60% cost @ 10%
  2576.                           useful life of 4 + years total cost @ 10%
  2577.              After 1982  (elect to reduce basis by 50% of credit)
  2578.                           useful life of 3 years 60% cost @ 10%
  2579.                           useful life of 4 + years total cost @ 10%
  2580.              or          (elect to reduce credit with no basis reduction)
  2581.                           useful life of 3 years 40% cost @ 10%
  2582.                           useful life of 4 + years 80% cost @ 10%
  2583.              After 6/18/84 autos were capped and recapture rules applied
  2584.              After 1985   generally repealed except for transition
  2585.                           property
  2586.                           autos were barred
  2587.              After 1990   ITC restructured for:
  2588.                             rehabilitation credit
  2589.                             energy credit (basis reduced by 1/2 of cost)
  2590.                             reforestation credit (basis reduced by 1/2 of
  2591.                             credit)
  2592.  
  2593.  
  2594.  
  2595.  
  2596.  
  2597.  
  2598.  
  2599.  
  2600.                                         39
  2601.  
  2602.  
  2603.                                       INDEX
  2604.  
  2605.         A
  2606.         Accelerated depreciation, 30
  2607.         Accumulated depreciation, 16, 20
  2608.         ACRS, 35, 39
  2609.         ADD RECORD, 16
  2610.         Adding, 26
  2611.         Additional Depreciation, 21
  2612.         ADJUSTED BASIS, 25
  2613.         ADS, 32, 33
  2614.         Alternate ACRS, 35
  2615.         Alternate MACRS, 32, 33
  2616.         Alternative minimum tax, 30
  2617.         ALTERNATIVE MINIMUM TAX LOOKUP TABLE, 25
  2618.         Amortization, 30
  2619.         AMT BOOK, 12
  2620.         AMT TYPE, 24
  2621.         Amusement, 23
  2622.         Angle brackets, 3
  2623.         ANNUAL ACTIVITY REPORT, 27
  2624.         ANNUAL AMT REPORT, 27
  2625.         ASSET ID, 18, 28
  2626.         ASSET ID LOOKUP TABLE, 28
  2627.         Automobiles, 23, 31, 34
  2628.  
  2629.         B
  2630.         BASIS, 24
  2631.         Book
  2632.              Tax, 12
  2633.              AMT, 12
  2634.              Financial, 12
  2635.              State, 13
  2636.              Other, 13
  2637.         BOOKS, 12
  2638.         Bottom menu, 5, 16
  2639.         BOTTOM RECORD, 17
  2640.         BUSINESS USE, 21, 31
  2641.  
  2642.         C
  2643.         C<h>ange Dir, 11
  2644.         Calculate, 6, 26
  2645.         CALCULATED, 15
  2646.         Cellular telephone, 23
  2647.         Changing Methods, 36
  2648.         Chkdsk, 11
  2649.         CLASS, 19
  2650.         Class Lives, 20
  2651.         CLASS LOOKUP TABLE, 20
  2652.         <C>lient, 15
  2653.         <C>lose, 10
  2654.         CLOSING A FILE, 10
  2655.         Company information, 14
  2656.         Computers, 23, 31
  2657.         CONDITION, 19
  2658.  
  2659.  
  2660.         Context Sensitive Help, 9
  2661.         CONVENTION, 24, 26
  2662.         CONVENTION LOOKUP TABLE, 24
  2663.         COST, 21
  2664.         CURRENT DEDUCTION, 25
  2665.         Cursor Movements, 37
  2666.  
  2667.         D
  2668.         DataEntry
  2669.              Setup, 14
  2670.              Client, 15
  2671.              Asset, 16
  2672.         Data subdirectory, 11
  2673.         Default active book, 12
  2674.         <D>elete, 10
  2675.         DELETE RECORD, 16
  2676.         Deleting, 26
  2677.         DELETING A FILE, 10
  2678.         DESCRIPTION, 19
  2679.         Destination, 28
  2680.         Dialog box, 10, 27, 37
  2681.         Disk defragmenter, 11
  2682.         Disk space, 1
  2683.         DISPOSAL DATE, 21
  2684.         Dos <S>hell, 11
  2685.         DOS COMMANDS, 11
  2686.  
  2687.         E
  2688.         Earnings and Profits, 12
  2689.         EDIT RECORD, 16
  2690.         EDITING, 37
  2691.         Effective Dates, 39
  2692.         ENTERING ASSET INFORMATION, 16
  2693.         Entertainment, 23
  2694.         Expensing, 22, 31, 39
  2695.  
  2696.         F
  2697.         Farm Restrictions, 33
  2698.         File
  2699.              Open/New, 10
  2700.              Close, 10
  2701.              Delete, 10
  2702.              Reindex, 10
  2703.              Subdirectory, 1, 11
  2704.         FILE MAINTENANCE, 10
  2705.         File Name, 10, 28
  2706.         FINANCIAL BOOK, 12
  2707.         FIND RECORD, 17
  2708.         FIRST YEAR ADDITIONAL, 21, 39
  2709.         FISCAL MONTH, 15
  2710.         FISCAL YEAR, 15
  2711.         FIXED ASSET CARD, 28
  2712.         Formulas, 25
  2713.         Function keys, 38
  2714.  
  2715.  
  2716.  
  2717.         G
  2718.         GDS, 32, 33
  2719.         GROUP, 18
  2720.         GROUP LOOKUP TABLE, 18
  2721.  
  2722.         H
  2723.         Hard disk, 1
  2724.         Help Keys, 9
  2725.         Help screens, 5
  2726.  
  2727.         I
  2728.         Index, 9, 10
  2729.         INSTALLATION, 1
  2730.         Investment Tax Credit, 39
  2731.         Investment use, 31, 34
  2732.         ITC LOOKUP TABLE, 22
  2733.         ITC OPTION, 22
  2734.         ITC TAKEN, 22
  2735.  
  2736.         L
  2737.         LAND, 21, 31
  2738.         Land preparation costs, 31
  2739.         LIFE, 20
  2740.         LISTED PROPERTY, 23, 31, 34, 39
  2741.         LISTED PROPERTY LOOKUP TABLE, 23
  2742.         LOCATION, 18
  2743.         LOCATION LOOKUP TABLE, 18
  2744.         LPT1, 14
  2745.  
  2746.         M
  2747.         MACRS, 32, 39
  2748.         Manual entry, 25
  2749.         METHOD, 19
  2750.         METHOD LOOKUP TABLE, 19
  2751.         Monitor, 14
  2752.         MOUSE, 38
  2753.  
  2754.         N
  2755.         New, 19
  2756.         NEXT RECORD, 17
  2757.         NONE, 25
  2758.  
  2759.         O
  2760.         OPEN CALCULATION YEARS, 26
  2761.         <O>pen/New, 10
  2762.         OPENING A FILE, 10
  2763.         OTHER BOOK, 13
  2764.  
  2765.         P
  2766.         Partial Business Use, 34
  2767.         PORT, 14, 29
  2768.         Pre 1981, 19, 22, 24, 36, 39
  2769.         Predominantly, 34
  2770.         Predominate Use Test, 35
  2771.         PREVIOUS RECORD, 17
  2772.  
  2773.  
  2774.         PRINT OPTIONS, 28
  2775.         Print reports, 6
  2776.         Printer, 14, 29
  2777.         Printer pick list, 14
  2778.         PRINTING REPORTS, 27
  2779.         PRIOR DEDUCTION, 20
  2780.         Production of income, 21, 31, 34
  2781.         PROJECTION REPORT, 28
  2782.  
  2783.         Q
  2784.         Qualified Business Use, 34
  2785.         <Q>uit, 11
  2786.         QUIT DATAENTRY, 18
  2787.  
  2788.         R
  2789.         Reasonable Methods, 36
  2790.         Recovery Periods, 20
  2791.         Recreation, 23
  2792.         Registration, 2
  2793.         <R>eindex, 10
  2794.         Reports
  2795.              Summary, 27
  2796.              Tax, 27
  2797.              Annual Activity, 27
  2798.              Annual AMT, 27
  2799.              Projection, 28
  2800.              Fixed Asset Card, 28
  2801.  
  2802.         S
  2803.         SALES PRICE, 21
  2804.         SALVAGE VALUE, 22
  2805.         SECTION 179, 22, 31, 39
  2806.         SECTION 179 VENDOR, 23
  2807.         SERVICE DATE, 19
  2808.         <S>etup, 14
  2809.         SORT ORDER, 17, 28
  2810.         Square brackets, 3
  2811.         Standard mileage rate, 34
  2812.         STATE BOOK, 13
  2813.         Straight line election, 32
  2814.         SUBDIRECTORY, 11
  2815.         SUMMARY REPORT, 27
  2816.         Support, 2
  2817.         SWITCH YEAR, 20
  2818.  
  2819.         T
  2820.         Tab key, 9
  2821.         TABLES, 25
  2822.         Tables for MACRS, 33
  2823.         TAX BOOK, 12
  2824.         TAX REPORT, 27
  2825.         Tax year, 15
  2826.         TOP RECORD, 17
  2827.         Transition, 39
  2828.         Transition property, 23
  2829.  
  2830.  
  2831.         Transportation, 23
  2832.         Transportation vehicles, 31
  2833.         TREE, 11
  2834.         Tutorial, 3
  2835.  
  2836.         U
  2837.         Uniform capitalization, 33
  2838.         Used, 19
  2839.  
  2840.         V
  2841.         VIEWING ASSETS, 17, 37
  2842.         VIEWING REPORTS, 37
  2843.  
  2844.